Posėdžių protokolai yra organizuotas susitikimo dalyvių ir aptartų temų sąrašas. Protokolas yra naudinga nuoroda į diskusijas ir sprendimus, taip pat vidaus rekomendacijų patvirtinantis dokumentas.
Įtraukti elementai
Posėdžių protokolų atidaryme yra dalyvių sąrašas. Jame taip pat nurodoma susitikimo data, laikas ir nustatymas. Susitikimo metu temos pateikiamos diskusijoms ir kartais balsuojamos arba priimamos. Tolesnės minutės nuorodos, kuriose dalyviai dalyvavo kiekvienoje temoje. Protokole taip pat atkreipiamas dėmesys į diskusijai pateiktas idėjas ir kas pristatė kiekvieną pagrindinę mintį. Balsai ar sprendimai kartu su nukreiptais veiksmų etapais taip pat yra įtraukti į minutes.
Susitikimų tipai
Neformaliojo darbo grupės ar komiteto posėdžio dalyviai dažnai paima savo pastabas. Vienas narys netgi gali platinti susitikimo peržiūrą kitiems dalyviams. Tačiau organizuotos ir struktūrizuotos posėdžių protokolai paprastai naudojami tik oficialesniems susitikimams. Paprastai protokolai tvarkomi organizacinių komitetų posėdžiuose, valdybos posėdžiuose, vyriausybinių agentūrų ar biuro posėdžiuose ir viešuose posėdžiuose. Sekretorius ar administracinis personalas paprastai užrašo ir parengia protokolą.
Nuoroda Naudojimas
Darbo grupių arba komitetų nariai dažnai naudoja posėdžių protokolus. Protokole kiekvienas dalyvaujantis asmuo vadovaujasi jų vaidmeniu vykdant priimtus sprendimus. Bendradarbiavimo nustatymuose minutės taip pat padeda vadovams laikyti kiekvieną asmenį už savo vaidmenį. Jei komandos narys nevykdo sutarto veiksmo, jis gali gauti lyderio papeikimą. Vyriausybės ar viešosios organizacijos posėdžių protokolai taip pat atitinka viešųjų įstaigų pareigą perduoti informaciją gyventojams, kuriuos jie tarnauja, ir pateikti oficialaus verslo apskaitą.
Dokumentacijos naudojimas
Kai kuriais atvejais posėdžių protokolai taip pat naudojami kaip paramos dokumentas. Organizaciniai komitetai dažnai aptaria problemas, rezoliucijas ir veiksmus, o tada pateikia oficialų rekomendaciją didesniam valdybai ar organui. Protokolas dažnai pridedamas prie paraiškos, kad būtų parodyta, kokie pokalbiai vyksta komitete. Kolegijoje, pavyzdžiui, mokyklos ar švietimo programų skyriai paprastai pateikia patariamojo komiteto posėdžio protokolus, kuriais remiami mokymo programų pasiūlymai.
