Užimtos darbo dienos metu labai lengva prarasti ar pamiršti svarbias detales. Būtina atidžiai stebėti, ypač verslo susitikimų metu. Protokolas yra oficialus posėdžio protokolas. Jie turėtų apibūdinti, kas posėdyje dalyvavo, kas buvo aptarta ir apie ką buvo nuspręsta. Jei jie yra kruopščiai parengti, jie gali būti vienas iš efektyviausių būdų, kaip informuoti visus ir apie tą patį puslapį apie ankstesnius, dabartinius ir būsimus verslo sprendimus.
Elementai, kurių jums reikės
-
Susitikimo darbotvarkė
-
Atkreipkite dėmesį į elementų arba teksto redagavimo programos priėmimą
Įrašykite susitikimo datą, laiką ir vietą.
Išvardinkite pagal eilės tvarką kiekvienas dalyvis.
Nurodykite, ar yra kvorumas, jei reikia. Ne kiekvienas posėdis reikalauja kvorumo, arba minimalus dalyvių skaičius, kad susitikimas būtų galiojantis. Tačiau, jei reikalingas ir reikalingas kvorumas, tai reiškia, kad susirinkimo metu priimti verslo sprendimai yra galiojantys ir vykdomi. Be kvorumo įmonė negali veikti.
Apibūdinkite procesą chronologine tvarka. Pradėkite pažymėdami, kada posėdis buvo pakviestas į užsakymą ir kam tas buvo.
Užrašykite kiekvieno asmens, kuris pradeda temą, vardą ir užsirašykite svarbiausias detales apie diskusiją.
Užrašykite žmonių, kurie sutinka ar nesutinka su tuo, kas yra aptarta, pavadinimus ir glaustai nurodykite susitarimo pobūdį arba nesutikimą.
Baigti kiekvieno posėdžio skyrių su galutinio sprendimo santrauka.
Toliau kartokite 5–7 veiksmus, kol baigsis susitikimas.
Parašykite oficialią susitikimo santrauką, remiantis jūsų pastabomis. Naudokite firminius blankus ir išsiųskite galutinę kopiją kiekvienam dalyvaujančiam asmeniui.
Patarimai
-
Naudokite susitikimo darbotvarkę kaip savo posėdžių protokolą. Darbotvarkės paprastai apibūdina pagrindines susitikimo temas. Darbotvarkės kaip kontūro naudojimas padeda išlaikyti jūsų protokolus.
Nors technologija gali pasiūlyti tam tikrą laiko taupymą, „Neal Hartman“, vyresnysis MIT „Sloan School of Management“ vadybos komunikacijos dėstytojas, „Forbes“ tinklavietės stulpelyje siūlo uždrausti technologijas susitikimuose, kad visi būtų sutelkti. Jei nuspręsite naudoti technologijas, padėsiančias užfiksuoti minutes, apsvarstykite galimybę įdiegti be kliūčių programinę įrangą, kuri laikinai blokuoja prieigą prie el. Pašto, interneto ar kitų programų, išskyrus paprastą teksto procesorių.
