Nesvarbu, ar tai yra korporacinė asociacija, ar tarptautinė korporacija, posėdžių protokolai sudaro teisinį pagrindą bet kokiems grupės veiksmams. Asignavimai, politika, pirkimai - bet kokia įmonės veikla, pelno nesiekianti arba pelno siekianti veikla turi būti užfiksuoti minutėmis. Kai kurios organizacijos yra neformalesnės nei kitos - tikriausiai negalėtumėte išgirsti kaimyną, kuris stengtųsi steigti judesį bažnyčios komitete - bet visi turi veikti pagal jų valdymo organų priimtus sprendimus. Protokolas patvirtina šiuos veiksmus ir apibrėžia jų ketinimus.
Būk pasiruošęs
Planuoti iš anksto. Surinkite darbotvarkę ir narių arba posėdžio dalyvių sąrašą prieš posėdį. Jei jūsų grupė paprastai neveikia darbotvarkės, skatinkite ją pradėti tai daryti, kad būtų išlaikytas dėmesys. Sužinokite, kiek narių yra reikalingi norint vykdyti verslą, todėl, jei reikia, galite pažymėti kvorumo buvimą protokoluose.
Padarykite šabloną, kad galėtumėte naudoti savo užrašus. Įtraukite vietas datai, laikui ir vietai, taip pat narių sąrašą, skirtą pažymėti dalyvius ir nebuvimus. Jei susitikime dalyvauja viešas indėlis, įtraukite pavadinimus ir pavadinimus, kuriuos nurodo kiekvienas adresas. Keletas svetainių, tokių kaip Meetingtemplates.com, siūlo nemokamus šablonus įvairiems susitikimų tipams.
Susitikime užpildykite datą, laiką, vietą, dalyvius ir kvorumo informaciją. Atkreipkite dėmesį, kas susitikimą pakvietė į užsakymą ir laiką. Jei įmanoma, paprašykite, kad lankytojai dalyvautų, kad užregistruotų savo vardus, taigi jums nereikės paklausti, kaip juos rašyti. Didelėse narystės grupėse išplatinkite registracijos lapą, kad galėtumėte patikrinti savo lankomumo kontrolinį sąrašą.
Vykdykite tiksliai
Įrašykite kiekvieną problemą ir veiksmus, kurių buvo imtasi kiekvienam. Visuomet nurodykite judesio dalyvio vardą. Pirmasis pasiūlymas paprastai yra pritarti ankstesnio posėdžio protokolui, po kurio - bet kuri komiteto ataskaita. Įtraukite rekomendacijas ir veiksmus, kurių imtasi atsakydami. Išsaugoti rašytines komiteto ataskaitas, įtraukiant jas į paskutines minutes. Nebandykite apibendrinti diskusijų.
Atkreipkite dėmesį į tų asmenų, kurie įveda, perkelia ar kitaip propaguoja veiksmus, pavadinimus ir tiksliai nurodykite kiekvieną pasiūlymą. Daugelis organizacijų taip pat įrašo asmenį, kuris persijungia judesį. Nedvejodami paprašykite pataisyti ar patikslinti - šis oficialus įrašas susieja grupę su konkrečiais veiksmais.
Įrašykite balsus pagal jūsų organizacijos sistemą. Jums reikės bent balsų skaičiaus. Kai kurios grupės taip pat prideda pavadinimus ir įrašo, kaip kiekvienas asmuo balsavo.
Įrašykite atidėjimo laiką ir būdą. Parašykite savo vardą kaip sekretoriaus minutės laikytojas.
Sekti
Rašykite minutes iš karto, o susitikimas yra šviežias. Gauti juos vadovui patvirtinti per vieną ar dvi dienas kartu su ataskaitų ar eksponatų sąrašu.
Siųsti minutes nariams ir dalyviams, kurie juos paprašė el. Paštu, pirmos klasės paštu, bendra programa, pvz., „Microsoft OneNote“ arba debesų programa, pvz., „Google“ diskas.
Paruoškite oficialią kopiją ir pridėkite originalias ataskaitas ir eksponatus, kad galėtumėte nuolat įrašyti.
Patarimai
-
Pabandykite tobulinti savo organizacijos poreikių šabloną, o ne pabandyti prisitaikyti prie susitikimo pastabų prie abstrakčios šablono. Daugelis verslo šablonų yra pernelyg neformalūs organizaciniams ar viešiems susitikimams.
Skatinkite Roberto darbo tvarkos taisyklių naudojimą jūsų organizacijoje. Tai plačiai naudojamas formatas, kurį galima pritaikyti prie oficialaus ir neoficialaus susitikimo.
