Bažnyčios posėdžio protokolai suteikia oficialų teisinį valdybos ar komiteto veiksmų įrašą. Jie yra svarbūs viduje istoriniam tikslumui ir juos naudoja ir išorės šalys; pavyzdžiui, skolinančios institucijos, siekdamos nustatyti, ar bažnyčia patvirtino pastato projektą prieš suteikdama paskolą. Auditoriai IRS taip pat žiūri į protokolą kaip įrodymą, kad tam tikri finansiniai sandoriai buvo patvirtinti. Daugumoje organizacijų sekretorius arba įrašų sekretorius priima protokolus.
Turinys
Nors konkretus turinys įvairiuose komitetuose skiriasi, visų bažnyčių organizacijų protokolai yra:
- Susirinkimo duomenys, pvz., Laikas, data, vieta, dalyvavę ir pirmininkaujantys.
- Nesvarbu, ar posėdis yra reguliariai planuojamas, ar specialus posėdis ir, jei yra specialus, kuris iškvietė susirinkimą ir kokiu tikslu - pridedant posėdžio pranešimo kopiją.
- Užrašyta, kas įvyko susitikime.
- Atidėjimas ir laikas.
- Sekretoriaus parašas ir, kai protokolas patvirtinamas, pirmininkaujantis pareigūnas.
Vienas iš sudėtingiausių minutės priėmimo aspektų yra nustatyti, kiek detalių reikia įrašyti. Mennonitų brolių istorinė komisija siūlo įrašyti pagrindinius diskusijų, dėl kurių priimami sprendimai, punktus, taip pat svarstomas alternatyvas ir santrauką, kodėl komitetas pasirinko vieną alternatyvą kitiems. Evangelinė finansinės atskaitomybės taryba siūlo, kad valdyba parengtų politiką, susijusią su nuosekliais duomenimis, neatsižvelgiant į atskirą sekretorių. Jame siūloma įtraukti pakankamai išsamios informacijos, kad būtų galima įrodyti, jog valdyba buvo apdairi, bet ne tiek, kad skaityti kaip romaną.
Protokolas
Prieš prasidedant posėdžiui, gaukite darbotvarkės kopiją. Susitikimo eigoje išsamią informaciją apie posėdžio duomenis, valdybos pranešimus, diskusijas ir veiksmus valdyba vykdo kiekvieną darbotvarkės punktą. Įrašykite judesius, rezoliucijas ir sprendimus, tačiau apibendrinkite diskusijas. Būtinai nurodykite kiekvieno asmens, kuris inicijuoja arba inicijuoja veiksmą, vardą ir nurodytus interesų konfliktus. Pasibaigus posėdžiui, užrašykite ir sutraukite savo pastabas, kad būtų įtraukta tinkama informacija, ir pateikite juos tinkamu formatu, pradedant nuo susitikimo duomenų, tada eikite į darbotvarkės tvarką.
Protokolo išsaugojimas
Baigę protokolo projektą, išplatinkite dokumentą nariams. Protokolas, kurį parašėte šiam susitikimui, bus patvirtintas su pataisomis arba be jų kitame posėdyje. Patvirtinus protokolą, parengite galutinę kopiją, tada pasirašykite dokumentą ir paprašykite pirmininko pareigūno pasirašyti. Laikykite minutes chronologiškai kartu su posėdžio darbotvarke. Ši laisva lapų knyga taip pat turėtų turėti turinį ir bažnyčios įstatų bei konstitucijos kopijas. Tam tikru momentu, galbūt kasmet, minutės gali būti profesionaliai susietos.
