Posėdžių protokolai - tai visa svarbi aptariama informacija ir visi verslo susitikimo metu priimti sprendimai. Paprastai paskirta minutės gavėja užrašo susitikimą popieriuje arba nešiojamuoju kompiuteriu. Posėdžio protokolai užtikrina, kad nepamirštų nieko, kas pasakyta susitikime, ir užkirsti kelią bet kokiems būsimiems nesutarimams dėl to, ką sakė dalyviai. Susitikimo protokolai taip pat yra naudingi žmonėms, kurie negalėjo dalyvauti susitikime. Įsitikinkite, kad viską tinkamai užrašėte vadovaudamiesi keliais susitikimų protokolų nurodymais.
Prieš susitikimą surinkite informaciją iš priimančiosios šalies, pvz., Visų palydovų vardus, susitikimo tikslą ir susitikimo darbotvarkę. Tai padeda jums sekti diskusijoje. Jei nesate pagrindinis susitikimo dalyvis, galite geriau susitarti dėl minutės. Jei nesate tikri, patvirtinkite savo vaidmenį su priimančiuoju.
Klausykitės atidžiai, kai tik prasideda susitikimas. Venkite atnešti blaškymo, pvz., Mobiliųjų telefonų, arba, jei atnešė nešiojamąjį kompiuterį, patikrinti el. Paštą arba naršyti internete. Būkite sutelkti į diskusijas.
Įrašykite tik pagrindinius taškus. Kiekvienos detalės rašymas yra neįmanomas ir nereikalingas. Nuspręskite, kas svarbu, atsižvelgdami į susitikimo tikslą. Įrašykite visas išsakytas nuomones ar pasiūlymus, nesutarimus ir priimtus sprendimus.
Jei įmanoma, parafrazė. Pranešimų rašymas žodžiais nėra būtinas ir užima per daug laiko. Parafrazavimas rodo, kad supratote, ką dalyviai aptaria.
Skaičiuokite savo puslapius, jei rašote rašikliu ir popieriumi, kad popierius nebūtų sumaišytas.
Prireikus užduokite klausimus. Nebijokite pristabdyti arba palaikyti susitikimą, jei norite patikrinti, ką kažkas pasakė.
Užduokite klausimus iš karto po posėdžio, o informacija tebėra šviežia jūsų prote, jei reikia išsiaiškinti, kad problema pernelyg sudėtinga, kad susirinkimo metu iškiltų.
Rašykite kuo objektyviau. Kaip minutės gavėjas, jūsų vaidmuo nėra pateikti savo nuomonę ar cenzūros diskusiją, o nešališkai apibendrinti, kas buvo pasakyta.
Vėliau peržiūrėkite savo pastabas dėl rašybos, skyrybos ir aiškumo. Prieš platindami protokolus būtiniems žmonėms, įveskite gerą kopiją.
