Naujų įmonių savininkams kompiuterių failų tvarkymas yra užduotis, kuri dažnai yra atidėta arba net ignoruojama. Tačiau dauguma įmonių dirba su kompiuteriais, išsaugo, gauna ir saugo daug duomenų. Jei tai yra jūsų verslo atveju, jums reikės veikiančios failų struktūros, kad būtų lengva suprasti ir daugiau failų pavadinimų. Stiprus kūrimas, saugojimas, organizavimas ir atsarginės kopijos kūrimo procesas padės jums didinti savo verslą.
Patarimai
-
Kompiuterių rinkmenų tvarkymas - tai stipri jūsų verslo informacijos kūrimo, saugojimo, organizavimo ir atsarginių kopijų kūrimo procedūra, kuri padės jums didinti savo verslą.
Kodėl failų valdymas yra svarbus jūsų verslui
Jei pradedate naują verslą, viliojanti yra nepastebėti failų tvarkymo. Tikėtina, kad neturite daugelio kompiuterio failų, ir neabejotinai yra daug kitų neatidėliotinų klausimų, reikalaujančių jūsų dėmesio.
Vis dėlto, pradėjus laiką, kad būtų sukurta išmanioji failų valdymo sistema, nuo metų pradžios mokami dividendai. Su jūsų įmone bus plečiama, organizuota rinkmenų sistema, užtikrinanti, kad jūsų failai bus saugūs ir tvarkingi, net jei šių failų skaičius didėja eksponentiškai.
Arba failų valdymo atidėjimas sukuria nepatogią, neveiksmingą sistemą, kuri kainuoja laiką ir efektyvumą. Tinkamos sistemos priėmimas tuo metu bus labai brangus ir paprastai apima aukštos kokybės konsultantus ir papildomą įrangą.
Paprastai suprantama, paprasta dirbti ir paprasta plėtoti failų valdymo sistema yra vertingas verslo turtas.
Failų struktūros kūrimas
Kaip jūsų verslas pasirenka organizuoti kompiuterinius failus, ateinančius metus bus paveiktos kasdienės funkcijos, projektų valdymas ir santykiai su klientais. Jei negalite greitai rasti ir gauti reikiamo dokumento, jūsų įmonė gali prarasti klientus ar reputaciją.
Geriausias būdas tvarkyti failus skirsis priklausomai nuo verslo. Pirmiausia pagalvokite, kaip jūsų verslas sukurs ir dirbs su dokumentais prieš pasirinkdamas organizacinį ar hierarchinį požiūrį.
Vidinė failų struktūra gali būti plati ir sekli arba siaura ir gili. Pirmasis požiūris sukuria daugybę aukščiausio lygio aplankų ir mažiau poaplankių. Dėl to daugelis dokumentų gali būti saugomi keliuose aplankuose. Antrasis metodas paleidžia kelis aplankus tėvų aplankuose. Hibridinės struktūros taip pat gali būti sukurtos siekiant rasti pusiausvyrą tarp šių dviejų hierarchijų tipų. Asmeninis pageidavimas ir verslo poreikis turėtų diktuoti konkretų požiūrį.
Didėjant failų valdymo paslaugoms, padedančioms rasti failus lengviau, kai kurie žmonės ir įmonės apskritai atsisakė failų aplankų ir iškelia visus dokumentus į vieną pagrindinį aplanką. Tai nerekomenduojama. Kiekvienas verslas per metus sukurs daugiau dokumentų, nei gali lengvai valdyti tokia plokščia struktūra. Svarbu sukurti tam tikrą failų organizacinę struktūrą, kuri padėtų suskirstyti kategorijas į failus, o tai savo ruožtu juos lengviau surasti.
Nepriklausomai nuo jūsų pasirinktos sistemos turėtų būti lengva naudotis, saugi ir patikima. Pagalvokite apie tai, kas bus sukurti ir dirbti su šiais failais, ir pagalvokite, kaip geriau susitiks su jų darbo poreikiais su failų struktūra.
Kitas svarbus naudojimo paprastumo aspektas yra prieinamumas. Jei pagrindiniai dokumento darbuotojai turi prieiti prie dokumentų mobiliuosiuose įrenginiuose, svarbu apsvarstyti, kaip šie dokumentai bus įtraukti į sąrašą, prieinami ir su jais dirbama, kai nustatysite failų valdymo politiką. Be to, norite patvirtinti failų tvarkymo metodą, kuris saugo failus sinchronizuotus visuose įrenginiuose.
Galiausiai į failų valdymo sistemą įtraukite failų atsargines kopijas. Idealiu atveju turėtumėte sukurti kelias atsargines failų kopijas. Šios atsarginės kopijos turėtų būti saugomos įvairiuose kompiuteriuose, iš kurių bent vienas nėra jūsų darbo vietoje. Būtinai nurodykite, kas daro atsargines kopijas, kaip dažnai ir kokia technologija yra jūsų kompiuterio failų valdymo sistemoje.
Jums reikalingų kompiuterinių failų paieška
Pavadinimo konvencijos ir failų struktūra turėtų padėti greitai rasti reikiamą dokumentą, kai jis reikalingas. Failų pavadinimai, kuriuose yra atsitiktinių raidžių skaitmenų arba netgi konvencijų, pvz., „DATA + KLIENTO PAVADINIMAS“, gali būti painūs ir trukdo priimti duomenis.
Failų pavadinimai turėtų būti suprantami visiems vartotojams ir lengvai nustatyti kiekvieno failo tipą, paskirtį ir pagrindinį turinį.
Be nuoseklios failų pavadinimo tvarkos, apsvarstykite galimybę įtraukti failų valdymo sistemą. Tai tipo kompiuterio programa, kuri padeda saugoti ir tvarkyti failus. Jis gali pasiūlyti funkcijas, kurios leidžia stebėti savininką ir vėlesnius naudotojus, kūrimo datą ir paskutinius pakeitimus bei kitus duomenis, kurie gali padėti jums dirbti ir tvarkyti failus.
Failų tvarkymo paslaugos, pvz., „Dropbox“ ir „Google“ diskas, gali padėti jums rasti labiau paieškos požiūriu patogų išdėstymą ir sąsają. Vietoj to, kad prisimintumėte sudėtingas rinkmenų struktūras ar pavadinimo konvencijas, galite tiesiog ieškoti to, ko jums reikia.
Jūsų įmonės politikos rašymas
Kai bus nuspręsta dėl struktūros ir pavadinimų konvencijų, sukurkite savo verslo dokumento projektą, kuriame apibūdinamos visos darbo su kompiuterio failais specifikacijos, kurias pasirinkote. Net jei esate jūsų vienintelis darbuotojas, tai ne visada gali būti. Oficialus dokumentas, kuriame išdėstomos kompiuterių failų valdymo politikos kryptys, padės ateityje išplėsti ir samdyti darbuotojus. Tai taip pat padės jūsų verslui išlaikyti nuoseklų failų valdymo metodą ir užtikrinti vertingų failų saugumą.
