Projektų vadovai naudoja priemones, skirtas analizuoti prognozes, biudžetus, pajamų ataskaitas ir kitus finansinius dokumentus. Siekiant kuo labiau padidinti projektų pelningumą ir investicijų grąžą, projekto vadovui reikalingos pagrindinės finansų ir apskaitos sąvokos. Naudojant tokias priemones kaip skaičiuoklės ir internetiniai skaičiuotuvai, projektų vadovai analizuoja projekto finansinę informaciją, taiko apskaitos principus ir tvarko ataskaitas, kad užtikrintų sklandų projektą.
Išlaidų ir naudos analizė
Projekto vadovai atlieka sąnaudų ir naudos analizę, kai reikia priimti sprendimą dėl projekto. Paprastai naudojant skaičiuoklės įrankį, pvz., „Microsoft Excel“, „Google“ skaičiuokles ar „Quickbook“, jie analizuoja su investavimu susijusias išlaidas, apskaičiuotas per trejų metų laikotarpį, kad gautų grynąją dabartinę vertę, atsipirkimą ir kitas metrikas, reikalingas geram finansiniam sprendimui priimti. Pavyzdžiui, mokymo plėtros projekto sąnaudų ir naudos analizė paprastai apima mokomosios medžiagos kūrimo sąnaudų vertinimą ir efektyviau dirbančių darbuotojų sukauptų santaupų atėmimą. Sudėtingesnės sąnaudų ir naudos analizės apima daug išlaidų ir daug naudos.
Prognozavimas
Pinigų srautų prognozės padeda projektų vadovams prognozuoti, ar pajamos padengs veiklos išlaidas. Projekto vadovai gali atsisiųsti šabloną iš svetainės, pvz., „Microsoft Office“ šablonų svetainės arba sukurti savo formatą. Tada kiekvienam mėnesiui numatant įplaukas ir išlaidas bei lyginant vertes naudodami formules, projekto vadovas gali parengti pareiškimą, kuriame būtų pateikti optimistiniai ar pesimistiniai pinigų srautų perspektyvos scenarijai. Paprastai prognozė apima nuo vieno iki dvejų metų. Pinigų srautų prognozės suteikia galimybę projektų vadovams nustatyti, ar veikla yra perspektyvi galimybė.
Lūžio analizė
Projekto vadovai užbaigia lygiavertę analizę, kad nustatytų produkcijos lygį, kuriuo iš projekto pagaminto produkto ar paslaugos gautas pinigai yra lygūs jo kūrimo kainai. Pavyzdžiui, projektų vadovai naudoja nemokamus internetinius įrankius, pvz., „Project.net“ programinę įrangą, kad galėtų išlaikyti projekto valdymo skydelį ir užtikrinti, kad projektų užduotys gamintų produkciją, kuri padeda valdyti projektus.
Biudžeto stebėjimas
Projekto vadovai naudoja biudžeto stebėjimo programinę įrangą, pvz., „Clarizen“ programinę įrangą, kad nustatytų, ar projekto investicijos yra prasmingos laikui bėgant, lyginant piniginę vertę tiek šiandien, tiek ateityje. Programinės įrangos priemonės leidžia projektų valdytojams nustatyti valandinius tarifus, pritaikyti atsiskaitymo normas ir analizuoti išteklių naudojimą. Šios priemonės ir metodai padeda išlaikyti projektą, užtikrinant, kad išlaidos, tokios kaip specializuotos konsultacijos, programinės įrangos licencijos ir techninės įrangos išlaidos, būtų leistinos per skiriamą finansavimą.
