Pagrindimas Pranešimuose rekomenduojama keisti verslo politiką ar procedūras. Jie pateikia įrodymų, pagrindžiančių, pavyzdžiui, veikimo būdą, kuris išsprendžia problemą arba pagerina našumą. Jie dažnai pateikia sprendimus, kurie lemia finansinius taupymus ar pelną. Norėdami sukurti veiksmingą ataskaitą, turite pateikti įtikinamų argumentų ir patvirtinamųjų įrodymų, kad patvirtintumėte siūlomus pakeitimus.
Naudokite pagrindinį atmintinės antraštę (To / From / Date / Subject) ir užpildykite jį. Aiškiai nurodykite, kas turėtų skaityti ataskaitą, kas ją parašė, ir ką turinys yra.
Parašykite pradžios dalį, kurioje aprašoma ataskaitos problema ar tikslas. Paaiškinkite kelis sakinius, kokios yra jūsų rekomendacijos, ir paaiškinkite naudą, kurią jie duos.
Parašykite savo ataskaitos įvadą, kuriame išsamiau aprašomas ataskaitos tikslas ir reikšmė. Įtraukite atitinkamą pagrindinę informaciją, kuri padės skaitytojui suprasti jūsų rekomendacijų motyvus ir argumentus.
Naudokite pagrindinę ataskaitos dalį, kad paaiškintumėte, kaip siūlote įgyvendinti rekomendacijas. Pateikite konkrečią informaciją apie naujas procedūras ar sprendimus ir jų poveikį. Paaiškinkite, kas bus įtrauktas, ką jie darys, ką kainuos ir kiek laiko užtruks.
Nurodykite atliktus tyrimus ar metodus, kad pasiektumėte savo išvadas. Įtraukti trūkumus ir problemas, kurias gali sukurti naujos procedūros, ir naudą. Būkite tikslūs, organizuokite savo medžiagą logiškai ir būkite teisingi; tai papildys jūsų argumentus.
Baigti savo pagrindimo ataskaitą su trumpa išvadų ir rekomendacijų santrauka. Šiame etape nepateikite naujos informacijos; vietoj to peržiūrėkite pagrindinius argumentus, kuriais paremtos jūsų rekomendacijos. Užrašykite trumpą užrašo dalį.
Patarimai
-
Pažymėkite savo rekomendacijų privalumus ir paaiškinkite, kaip jie viršija visus trūkumus. Laikykitės teigiamo rašymo. Venkite žodžių, pavyzdžiui, gal ir galbūt. Pateikite savo ataskaitos pusiausvyrą aptariant alternatyvius sprendimus. Pateikite rekomendaciją, kuri, jūsų manymu, yra perspektyvesnė. Aiškiai nurodykite, kokių veiksmų, jūsų nuomone, turėtų būti atsižvelgta į jūsų rekomendacijas. Venkite bendrumų; Būk specifiškas. Supažindinkite kiekvieną rekomendaciją su aktyviu veiksmažodžiu, kad galėtumėte pridėti savo pasiūlymus.
