Mažo pinigų fondo išlaikymas yra 90 proc. Kiti 10 procentų kontroliuoja, kam leidžiama naudotis lėšomis. Nesvarbu, kokio tipo verslo esate, ir nesvarbu, ką naudojate savo mažais pinigais, laikydamiesi šių dviejų principų kartu su kai kuriomis paprastomis biudžeto sudarymo procedūromis bus išlaikytas subalansuotas pinigų fondas.
Visų pirkimų įrodymas
Vykdant nedidelį grynųjų pinigų fondą, pirmiausia reikia sukurti efektyvią ir funkcionalią apskaitos sistemą. Turėtumėte gauti kvitus ir sąskaitas už kiekvieną sandorį, kuriame naudojami nedideli pinigai, ir juos kopijuoti. Tai užtikrina, kad turite du atskirus failus, jei prarasite kvitą. Ne tik įklijuokite savo čekius aplanke, bet ir pateikite juos chronologiškai ir apsvarstykite galimybę kas mėnesį gauti atskirus aplankus.
Nustatyti „Petty Cash“ priimtinus naudojimo būdus
Nenaudokite nedidelių pinigų nediskriminuodami. Turėtumėte turėti konkrečias gaires, kurias galite naudoti, kad galėtumėte naudoti pinigus ir ką negalite. Pavyzdžiui, alkoholio pirkimas lėšomis paprastai būtų nepriimtinas, net jei alkoholis buvo skirtas verslo rėmimui. Norėdami apsaugoti save ir kitus asmenis, turinčius prieigą prie grynųjų pinigų, turėtumėte turėti rašytines taisykles dėl priimtinų išlaidų.
Valdymo prieiga
Visada laikykite savo nedidelį pinigų fondą užrakintą. Jūs galite laikyti jį nieko nuo stalčiaus iki spintos prie saugaus, tačiau venkite laikyti jį nešiojamose dėžutėse ar kitose saugojimo talpyklose, kurias galima lengvai perkelti. Neišduokite raktų ar derinių daugiau nei keliems žmonėms. Idealiu atveju turėtumėte suteikti vieną ar du žmones raktą, ir kas nors kitas paprašyti šių raktų turėtojų už bet kokią jiems reikalingą pinigų sumą.
Atlikti periodinius auditus
Siekiant užtikrinti, kad jūsų pinigai būtų tinkamai naudojami, atlikite periodinius auditus. Efektyvus auditas yra nepraneštas, o tikslas - atsitiktinai patikrinti savo smulkių pinigų fondų apskaitą, apskaitos procedūras ir kontrolę. Be audito, smulkūs grynųjų pinigų fondai gali būti linkę piktnaudžiauti arba prastai valdyti. Paprasčiausias būdas atlikti auditą - turėti valdytoją, neturintį prieigos prie kasos pinigų kasdienę kasdienę savaitę.
