Daugelis įmonių išrašo mokėjimus iš savo mokėtinų skyrių, kad įvykdytų finansinius įsipareigojimus. Šie finansiniai įsipareigojimai apima pardavėjo mokėjimus, palūkanų mokėjimus skolintojams arba valstybės mokesčių įsipareigojimus. Mokėtinas departamentas gauna sąskaitą-faktūrą arba patikrinimo prašymą, kurį jis panaudoja atliekant atliktą mokėjimą. Patikros įmonėms suteikia keletą privalumų.
Paper Trail
Vienas patikrinimų privalumas - tai popieriaus takas, kurį palieka čekis. Kiekvienas patikrinimas sukuria popierinį dokumentą, kuriame nurodoma, kas gavo mokėjimą, kokią dieną buvo atliktas mokėjimas, ir mokėjimo sumą. Bendrovė gali peržiūrėti, kada patikrinimas patvirtino banką, ir informaciją apie tai, kas pasirašė čekį. Čekio sukurtas popierinis takas leidžia bendrovei išlaikyti savo apskaitą. Kai kurios bendrovės naudojasi dvigubais patikrinimais. Darbuotojai šiose įmonėse gali grįžti prie ankstesnių patikrinimų, kai kyla klausimų.
Saugumas
Popierinių čekių pranašumas - papildomas saugumas siunčiamiems mokėjimams. Tik nurodytas gavėjas gali pateikti mokėjimo čekį. Jei gavėjas neigia čekio gavimą, bendrovė gali susisiekti su banku, kad patikrintų, kas yra čekis. Bet kokie neatitikimai gali būti sprendžiami tiesiogiai su banku. Taip pat kai kurie smulkiojo verslo savininkai gali apsvarstyti mokėjimus pardavėjams ar skolintojams grynaisiais pinigais. Grynaisiais pinigais nepateikiamas rašytinis įrodymas, kad mokėjimas buvo atliktas, o įmonės savininkas paliekamas atsiskaityti už sumą.
Kontrolė
Popieriniai čekiai suteikia verslui galimybę kontroliuoti atliktus mokėjimus. Mokesčių skyriuje yra keletas kontrolės priemonių, užtikrinančių, kad patikrinimai būtų surašyti teisingam gavėjui už tinkamą sumą. Vienas darbuotojas gali leisti, kad patikrinimas būtų atliktas peržiūrėjus atsarginę dokumentaciją. Kitas darbuotojas tikrina tikrinimus. Vyresnysis vadovas pasirašo patikrinimus. Tai suteikia trims darbuotojams galimybę dalyvauti patikrinimo mokėjimo procese, sumažinant klaidų ar sukčiavimo galimybes. Įmonės taip pat naudoja iš anksto numeruotus čekius. Iš anksto numeruoti patikrinimai leidžia įmonei nedelsiant nustatyti trūkstamus patikrinimus ir imtis veiksmų užkirsti kelią šiems patikrinimams.
Plūdė
Galutinis privalumas naudojant patikrinimus apima plūdę. „Float“ reiškia laiką, praėjusį po to, kai bendrovė išspausdina čekį, kol pinigai išeis iš įmonės banko sąskaitos. Daugeliu atvejų plūdė egzistuoja tik vieną dieną. Tačiau bendrovė už tą papildomą dieną gauna palūkanas, kol čekis pateikiamas už mokėjimą.
