Kai savininkai keičia biuro darbuotojus, naudinga pranešti nuomininkams apie šiuos pokyčius, ypač darbuotojų, kurie dažnai bendrauja su nuomininkais. Paprasta konsultuoti darbuotojus ir kitus svarbius pasikeitimus laišku.
Surinkite visų nuomininkų, kuriems šis pakeitimas turės įtakos, pavadinimų ir adresų sąrašą. Pvz., Jei išsinuomojate patalpas keliose vietose ir todėl naudojate daugiau nei vieną nuomos biurą, turite pranešti apie pakeitimą tik tuos nuomininkus, kurie tvarko nuomos biurą, kuriame vyksta pokyčiai. Jei turite tik vieną biurą, žinoma, įspėkite visus nuomininkus.
Paruoškite raštą ant firminio blanko viršuje, kad jis būtų „oficialus“, ir užrašykite datą, kada tikitės daugelio laiškų platinimo. Naudokite „mailmerge“ technologiją kiekvienam laiškui individualizuoti, arba galite naudoti bendresnį formatą, pateikdami kiekvieną laišką „Gerbiamas nuomininkas“.
Laiško turinys turėtų būti trumpas ir panašus į verslą, ir paprastai turėtų būti pateikiamos dvi turinio dalys, taip pat ir baigiamoji dalis. Pirmoje pastraipoje pranešti apie personalo pakeitimus. Jei naujasis darbuotojas prisiims visas išeinančio darbuotojo pareigas, sakyk, nurodydamas pareigas: „Jennie Smith išeis iš įmonės kovo 12 d. Ir jį pakeis Mary Jones, kuris bus atsakingas už nuomininkų skundus, išlaikymą prašymus, nuomos mokesčius ir atsakymus į visus susijusius klausimus.
Kita vertus, jei anksčiau išvykstančios darbuotojo pareigos bus paskirstytos tarp esamų ir (arba) naujų darbuotojų, paaiškinkite pirmoje pastraipoje; Pavyzdžiui: „Jennie Smith išeis iš įmonės kovo 12 d. ir jį pakeis Mary Jones, kuris bus atsakingas už nuomininkų skundus ir techninės priežiūros prašymus. Joe White prisiims atsakomybę už nuomos mokesčių surinkimą ir atsakymą į visus susijusius klausimus.“
Antroje pastraipoje pateikiamos visos atitinkamos datos; daugeliu atvejų, pavyzdžiui, prekiautojas išvyksta penktadienį, o pakeitimo ataskaitos - kitą pirmadienį. Kitais atvejais yra trumpas persidengimo laikotarpis, kai išvykstantis darbuotojas moko naują. Uždarykite antrą pastraipą, nurodydami, kad nuo pakeitimo datos, visi susiję klausimai, komentarai ir problemos turėtų būti nukreipti į juos naujai atsakingiems žmonėms ir vėl juos pavadinti. Pvz., „Nuo kovo 15 d. Prašome kreiptis į„ Mary Jones “skundus ir palaikymo prašymus ir susisiekti su Joe White dėl nieko, ką daryti su nuoma.“
Paskutinėje pastraipoje informuokite nuomininkus, kad jie turėtų maloniai susisiekti su jumis dėl bet kokių problemų, komentarų ar klausimų. Parašykite raidę „Nuoširdžiai“, po kurio seka jūsų vardas.
Patarimai
-
Nuomininkai ar jų darbuotojai gali siųsti arba siųsti šiuos laiškus; pakaitomis jie gali būti platinami su nuomos mokesčiais.
Atsispirti norui būti chuminu ir pateikti per daug informacijos, net jei tai yra akivaizdu. „Jennie Smith išeina į kūdikį“, arba „Jennie Smith susituokia ir vyksta savo medaus mėnesį, ir tada išeis iš valstybės“, - abu yra pavyzdys, kaip suteikti per daug informacijos. Leiskite Jennie pasidalinti savo informacija, su kuria ji pasirenka, ir apriboti savo laišką su tuo, kas reikalinga verslui.
