Dažnai darbdaviui yra ekonomiškai naudinga paprašyti darbuotojų vairuoti savo automobilius, kai jie dirba, o ne investuoti į įmonės valdomas transporto priemones. Tačiau tai kelia darbuotojui išlaidas. Organizacijos, siekdamos pritraukti ir išlaikyti gerus darbuotojus, dažnai moka kompensacijas už rida. Vadovaujantis „Internal Revenue Service“ gairėmis dėl transporto priemonių eksploatavimo išlaidų kompensavimo pagal rida, tiek darbdaviui, tiek darbuotojui suteikiamos didelės mokesčių lengvatos.
Rida kompensavimo pagrindai
Kiekvienais metais IRS skelbia atnaujintą standartinę mokesčių mokesčio atskaitymo normą. Ši norma atspindi vidutines variklinių transporto priemonių, pvz., Automobilių, furgonų ir visureigių, eksploatavimo išlaidas. Pavyzdžiui, 2015 m. Standartinis tarifas yra 57,5 cento už mylia. IRS nustato normą, kuri apima ne tik benziną, bet ir įprastas eksploatacijos išlaidas, įskaitant draudimą, licencijas ir techninę priežiūrą. Darbdaviai gali stebėti faktines transporto priemonių išlaidas, tačiau paprastai jų nėra, nes naudojant standartinį tarifą nereikalinga papildoma registracija. Standartinis tarifas neapima tokių elementų kaip automobilių stovėjimo aikštelė arba rinkliavos mokesčiai. Darbdaviai šias išlaidas gali kompensuoti kaip verslo išlaidas, tačiau jie turi būti tvarkomi kaip atskiri elementai.
Leistinos verslo kelionės
Darbdaviai gali sumokėti neapmokestinamus kilometražo atlyginimus tik už darbą, susijusį su darbu. Tai reiškia, kad darbuotojas negali atlikti asmeninių veiksmų ir vis dar reikalauti, kad kelionė būtų verslo sąskaita. Pavyzdžiui, kelionė, skirta susitikti su klientais, yra atskaitytina, tačiau neimant šoninės kelionės asmeniniam banko indėliui. Be to, važinėjimas tarp darbo ir namų kiekvieną dieną nėra atskaitytinas. Kartais darbdaviai išankstinio apmokėjimo, ypač ilgų verslo kelionių, atveju. Kai tai padaroma, darbuotojas turi grąžinti nepanaudotą sumą.
Verslo kelionių stebėjimas
IRS rida kompensavimo dokumentų reikalavimai yra paprasti, kai naudojamas standartinis tarifas. Taip yra todėl, kad standartinis tarifas apima visas įprastas eksploatavimo išlaidas, todėl darbdavys neprivalo sekti tokių išlaidų kaip dujos ir remontas. Darbuotojas turi pateikti su darbu susijusią kelionę. Paprastai jie saugo kilometražų registrą ir turi jį reguliariai pateikti kompensavimui. Kiekvienas žurnalo įrašas turi apimti pradinį ir baigiamąjį odometro rodmenis. Įrašuose taip pat turi būti trumpai aprašytas kelionės tikslas ir paskirties vieta.
Grąžinimas ir mokesčiai
Jei darbdavys moka darbuotojui didesnę sumą nei leidžiama suma, perviršis yra apmokestinamasis atlyginimas ir jis turi eiti darbuotojo W-2. Priešingu atveju kompensacija už kilometrą yra atskaitytina verslo sąnaudos darbdaviui. Darbuotojas neturi mokestinės prievolės kompensuoti iki standartinio tarifo, o pinigai nėra nurodomi kaip kompensacija W-2. Kai darbdaviai nusprendžia sumokėti mažesnę sumą, darbuotojai gali nurašyti skirtumą tarp jų mokesčių deklaracijų.
