Dauguma įmonių rengia metinį biudžetą, kuris taip pat paprastai vadinamas metiniu planu. Aukščiausia vadovybė, ypač generalinis direktorius, yra atsakinga už galutinio biudžeto tvirtinimą, kuris tampa vadovu, kuriuo vadovaujamasi įmonėje. Patvirtinimo procesas kartais gali užtrukti ilgiau nei pats biudžetas, nes reikia priimti sudėtingus sprendimus dėl išlaidų prioriteto nustatymo. Šių sprendimų priėmimas reikalauja didelių diskusijų tarp vadovų.
Biudžeto konsolidavimas
Pakankamai didelėse korporacijose, turinčiose padalinius ar padalinius, šių funkcinių padalinių vadovai yra atsakingi už savo biudžetų rengimą, kuriuos pateikia finansų departamentui. Finansų darbuotojai konsoliduoja departamentų biudžetus, kad būtų sukurtas visas įmonės biudžetas. Biudžeto sudarymo procesas dažnai prasideda nuo aukščiausio lygio vadovų, teikiančių gaires padaliniams valdytojams, pvz., Prielaidoms apie tai, kokia ekonominė aplinka bus artimiausiais metais. Ar vadovo biudžetas yra patvirtintas, ar ne, dažnai priklauso nuo to, kaip jis vadovaujasi pateiktomis gairėmis. Jei aukščiausioji vadovybė bando išlaikyti išlaidas, vadybininkas, kuris siūlo 20 proc. Išlaidų padidinimą savo departamentui, greičiausiai turės peržiūrėti savo biudžetą.
Finansų personalo apžvalga
Finansų skyrius atlieka pirmines departamento biudžeto apžvalgas. Jie išanalizuoja siūlomas išlaidas, arba pajamų gavėjų departamentų atveju, prielaidas, naudojamas rengiant pajamų prognozes. Jie ieško didelių skirtumų nuo praėjusių metų biudžeto. Jų tikslas yra užtikrinti, kad kiekvienas biudžetas būtų pagrįstas ir pasiekiamas. Jie taip pat nori nustatyti galimus biudžeto sumažinimus, jei aukščiausioji vadovybė nuspręstų, kad visos siūlomos bendrovės išlaidos yra per didelės.
Peržiūra pagal viršų valdymą
Aukščiausia vadovybė išanalizuoja konsoliduotą biudžetą ir nusprendžia, ar pajamų ir pelno prognozės atitinka artimiausiems metams nustatytus tikslus. Jei numatomas pelnas yra mažesnis nei tikimasi, bendrovė turi nustatyti, kaip generuoti papildomas pajamas, arba sumažinti išlaidas, kad būtų pagerintas pelnas. Finansų departamento pateikta analizė yra labai naudinga padedant jiems nustatyti sritis, kurioms reikia tolesnių paaiškinimų iš padalinių vadovų, arba išlaidas, kurios tik atrodo pernelyg didelės ir kurias galima sumažinti.
Diskusija su skyriaus vadovais
Vyresnieji vadovai susitinka su kiekvienu skyriaus vadovu, kartais dalyvaujant finansų darbuotojui, kad geriau suprastų biudžeto prašymus, kuriuos valdytojas pateikė. Padalinio vadovas turi būti pasirengęs ginti savo prašymus. Aukščiausia vadovybė turi įvertinti didelių biudžeto mažinimo pasekmes. Pavyzdžiui, mažinant rinkodaros išlaidas gali būti neigiamas poveikis būsimoms pajamoms. Aukščiausia vadovybė turi sudėtingą užduotį užtikrinti, kad kiekvienas departamentas turėtų pakankamai išteklių, kad galėtų efektyviai veikti, išlaikydamas bendras išlaidas pakankamai mažas, kad įmonė galėtų išlaikyti pelningumą.
Sudaryti griežtus sprendimus
Departamento vadovas gali būti nepatenkintas savo galutiniu biudžetu, jei mano, kad aukščiausioji vadovybė gerokai sumažino. Tačiau tikiuosi, kad aukščiausioji vadovybė paskelbė šių sunkių sprendimų priežastis. Baigus biudžeto patvirtinimo procesą, kiekvienas valdytojas turėtų jaustis sąžiningai. Idealiu atveju jis mano, kad turi pakankamai išteklių savo departamento tikslams pasiekti, todėl pasiruošęs artimiausiais metais duoti didžiausią pastangų dalį.
