Sąskaitos faktūros patvirtinimas reikalingas bet kuriam verslui; tai apima kryžminio patikrinimo mokesčius, gautus arba apmokėtus su sumokėtomis ar gautomis sumomis.Dauguma apskaitos sistemų yra automatizuotos, tačiau yra atvejų, kai gali prireikti rankiniu būdu patvirtinti sąskaitas. Mažos įmonės gali rankiniu būdu patvirtinti visas sąskaitas faktūras, kurios veikia tol, kol yra sistemos ir kontrolės sistema, siekiant sumažinti darbuotojų nesąžiningumą.
Gaunamos sąskaitos
Vienas darbuotojas turi sudaryti sąskaitas faktūras, kai jie atvyksta, atskiria juos pardavėju ir eteriu juos patikrina asmeniškai arba persiunčia darbuotojui, atsakingam už individualią sąskaitą. Ar sąskaitos faktūros galiojimas priklauso nuo kelių veiksnių, todėl labai svarbu, kad kiekviena iš jų būtų teisinga. Tada darbuotojas turi patikrinti kiekvieną elementą, užrašyti sąskaitą ir išsiųsti sąskaitą faktūrą už mokėjimą. Asmenys, atsakingi už sąskaitų patvirtinimą, niekada neturėtų turėti prieigos prie lėšų.
Išeinančios sąskaitos
Prieš siunčiant laiškus, reikia patikrinti visų išeinančių sąskaitų faktūrų tikslumą. Nors vienas asmuo ar skyrius gali būti atsakingas už prekių, įskaitant pardavimo ir aptarnavimo mokesčius, paskirstytas darbo sąnaudas ir bet kokiam konkrečiam darbui naudojamas medžiagas ir medžiagas, įvedimą. Kiekviena sąskaita turi būti patikrinta su susijusia klientų sąskaita, siekiant padidinti klientų pasitenkinimą tiksliu atsiskaitymu ir sumažinti darbo sąnaudas, atsirandančias dėl sąskaitų faktūrų taisymo.
Mokėjimai
Kai sąskaitos faktūros yra patvirtintos, jos perduodamos fiziniam asmeniui arba departamentui mokėjimų apdorojimui. Labai svarbu, kad už sąskaitų patvirtinimą atsakingas asmuo neturėtų prieigos prie mokėjimo lėšų. Ši patikrinimų ir balansų sistema užtikrina, kad darbuotojai neturėtų galimybės atlikti patikrinimų, sumokėti neegzistuojančias ar suklastotas sąskaitas arba atlikti kitas nesąžiningas praktikas.
Pareiškimai
Atvykus arba siunčiant pareiškimus, jie turi būti tikrinami kartu su kiekviena kliento ar pardavėjo sąskaita, kad būtų užtikrintas tikslumas. Įmonės, veikiančios griežtai rankiniu pagrindu, turi įdiegti veiksmingą registravimo sistemą; visos sąskaitos faktūros, jei reikia, turi būti nukopijuotos ir pateiktos pagal kliento arba pardavėjo pavadinimą. Atvykus pareiškimams, atskiras asmuo ar departamentas turėtų patikrinti, ar kiekvienas mokestis ir mokėjimas yra tiksliai parodoje. Atskyrimo patvirtinimo skyriaus atskyrimas nuo sąskaitos ir mokėjimo skyrių užtikrina tolesnį tikslumą ir atgraso nuo nesąžiningo elgesio.
