Asmeninė informacija, nurodyta užpildytoje W-9 formoje, yra būtina darbo užmokesčio tvarkymo ir mokėjimo ataskaitoms vidaus pajamų tarnybai. Kaip geriausią praktiką, paprašykite užpildyto W-9 savo darbuotojo pirmąją darbo dieną ir atsiųskite W-9 užklausą visiems naujiems rangovams. Jei rangovas nesilaikys, išsiųskite oficialų laišką su maloniu, bet tvirtu prašymu užpildytą formą.
W-9 pagrindai
W-9 forma yra IRS dokumentas, kuriame išsamiai aprašomas mokesčių mokėtojo vardas, pavardė, adresas, federalinė mokesčių klasifikacija ir socialinio draudimo numeris arba darbdavio identifikacijos numeris. IRS nepraneša, kad įmonės saugo W-9 failus. Tačiau įmonės privalo rinkti ir pranešti apie asmeninę informaciją, nurodytą formoje, visiems darbuotojams ir rangovams, kuriuos jie moka per 600 JAV dolerių per metus. W-9 rinkimas yra patogus būdas tai padaryti. Dėl šios priežasties įmonė turėtų turėti W-9 bylą kiekvienam darbuotojui ir rangovui.
W-9 užklausa
Norint užtikrinti, kad iš visų darbuotojų W-9 rinktumėte, privalomoje pirmojo darbo dieną naujai samdomiems darbams įrašykite W-9 formą. Reikalauti, kad nauji darbuotojai užpildytų visus dokumentus vietoje ir grąžintų jį žmogiškųjų išteklių atstovui iki pirmos dienos pabaigos.
Įsigiję naują rangovą ar pardavėją, pridėkite W-9 formą su pradine sutartimi. W-9 užklausos laiške paprašykite savo pardavėjo kuo greičiau užpildyti ir grąžinti formą. Apsvarstykite galimybę įgyvendinti politiką, kad mokėtumėte tik tiekėjams, turintiems galiojantį W-9 failą, ir pažymėkite šią politiką užklausos laiške.
Toliau
Jei jums sunku gauti užpildytą W-9 iš bet kurio darbuotojo ar rangovo, sąmoningai, bet tvirtai informuokite, kad W-9 reikia prieš mokant. Paaiškinkite darbuotojams, kad informacija apie formą reikalinga darbo užmokesčio tvarkymui ir jų apmokėjimui. Jei pardavėjas per savaitę ar dvi savaites negrąžina W-9, sekite antrą užklausos laišką. Jei turite dokumentuotą politiką, priminkite pardavėjui, kad negalite sumokėti jų be failo formos. IRS reikalauja, kad jums būtų pateiktas oficialus W-9 prašymas, todėl saugokite šio laiško kopiją faile.
Ne W-9
Jei metų pabaigoje neturite pardavėjo W-9, jums vis tiek reikia pranešti apie mokėjimus IRS. Užpildykite ir išsiųskite 1099-MISC formą rangovui ir palikite tuščią socialinio draudimo numerį. IRS atsakys įspėjimu, kad trūksta numerio, kurį turite perduoti rangovui kartu su pranešimu apie atsarginę atskaitą ir kitą W-9 kopiją. Jūs privalote išskaičiuoti mokesčius nuo būsimų mokėjimų šiam rangovui - šiuo metu išskaičiuojamojo mokesčio tarifas yra 28 proc., O rangovas patirs 50 JAV dolerių mokestį iš IRS.
