Biudžeto susitikimai yra svarbūs, nes jie leidžia jums pristatyti savo viršininkui ar viršininkams, kur jūsų projektas atitinka savo biudžetą. Susitikime galite aptarti galimus padidėjusius ar sumažėjusius biudžeto asignavimus ir pasiūlyti būdus, kaip sumažinti išlaidas, kad jūsų biudžetas būtų vykdomas. Biudžeto susitikimai taip pat leidžia jums pasikliauti savo prašymu skirti daugiau lėšų savo projektui ar darbui. Apskritai biudžeto posėdžiuose nustatoma, kaip padalinys ar įmonė atlieka finansinę veiklą, nustato tikslus ir ribas, kaip kontroliuoti pinigus ir likti pelninga. Palyginti lengva surengti biudžeto posėdį.
Elementai, kurių jums reikės
-
Konferencijų arba posėdžių salė
-
El. Pašto paslauga
Nustatykite, kas turėtų dalyvauti biudžeto susitikime. Paprastai turėtumėte pakviesti savo įmonės finansų vadovą, finansų viceprezidentą ar kitą asmenį, atsakingą už finansų valdymą. Jei dirbate didesnėje įmonėje, pakvieskite asmenį savo biure, kuris valdo pinigus, kaip valdytojas arba apskaitos skyriaus vadovas. Taip pat turėtumėte pakviesti savo viršininką, projekto vadovą ir kitus vyresnius darbuotojus, susijusius su jūsų projektu ar skyriumi.
Patikrinkite kiekvieno susitikimo tvarkaraštį. Ieškokite bendrų angų, kai planuojama, kad visi yra mieste ir biure. Kai kurie biuro įrankiai, pvz., „Microsoft Outlook“, leidžia peržiūrėti kitų bendradarbių tvarkaraščius ir prieinamumą.Jei negalite pasiekti kiekvieno tvarkaraščio, paklauskite jų padėjėjų ar pačių asmenų, kokie jų pasiekiamumo rodikliai atrodo.
Pasirinkite susitikimo trukmę, pvz., 30 arba 60 minučių. Leiskite pakankamai laiko pateikti biudžeto informaciją ir palikti erdvę klausimams ir diskusijų laikui. Jei manote, kad jums reikės valandos, kad pateiktumėte biudžeto informaciją, pasirinkite 90 minučių trukmę, kad galėtumėte gauti papildomą laiką.
Pasirinkite susitikimo dieną ir laiką, atsižvelgiant į tai, kada visi yra prieinami, ir apie susitikimo trukmę. Jei jūsų susitikimas truks 90 minučių, pasirinkite pirmąjį 90 minučių laiko tarpą, kai visi yra pasiekiami.
Išsiųskite pranešimo apie susitikimą užklausą el. Paštu ir paprašykite, kad visi gavėjai atsakytų, ar jie sutinka su posėdžio prašymu arba negalės jo pateikti. Arba nustatykite susitikimą senoviškai, užsakydami jį asmeniškai arba per dalyvio asistentą. Kai prašote susitikimo asmeniškai arba elektroniniu paštu, trumpai pateikite aukšto lygio susitikimo darbotvarkės apžvalgą: biudžeto mažinimą, finansines ataskaitas, biudžeto būklę ir pan.
Pakeiskite susitikimą, jei žmonės, kuriems reikia būti, negali dalyvauti. Pasirinkite kitą prieinamą lizdą, kai finansinės priežiūros institucijos ir kiti reikalingi žmonės yra pasiekiami planuojamai susitikimo trukmei.
Priminkite visiems dalyviams apie artėjančią savaitę ar tą rytą. Jei išsiuntėte susitikimo užklausą el. Paštu, programinė įranga gali automatiškai priminti dalyviams elektroninį pranešimą.
Patarimai
-
Nustatykite pasikartojančius biudžeto susitikimus, kad kas mėnesį ar savaitę susitiktų su tais pačiais žmonėmis, kad aptartumėte projekto ar departamento biudžetus.
