Kai reikia apibendrinti daug informacijos, atmintinė ar laiškas yra veiksmingas būdas tai padaryti. Daugelis žmonių rašo sunku ir mano, kad jie neturi žodyno, kad tai padarytų. Tačiau, kaip rašo mokytojas William Zinsser, rašymas yra tik mąstymas ant popieriaus. Viskas, ką jums reikia padaryti, yra organizuoti savo mintis, sekti pasirinkto formato stilių ir naudoti paprastą ir aiškią kalbą.
Ataskaitos rašymas atmintyje
Parašykite antraštę. Jei norite įrašyti atmintinę, nurodykite viršutiniame kairiajame kampe, kuris turėtų perskaityti atmintinę (pvz., „To: All Employees“), kuris jį parašė (iš: Your Name), kas dar jį gaus (CC: Gavėjo pavadinimas) data (dabartinė data) ir kas tai yra (Tema: tema skirta tema).
Jei tai yra laiškas, pradėkite nuo datos ir sveikinimo, pvz., „Visiems darbuotojams“.
Apsvarstykite savo auditoriją.Jei rašote bendrai auditorijai, naudokite kalbą, kurią visi supras. Nauji darbuotojai dar nežino įmonės žargono, o vieno skyriaus darbuotojai negali suprasti kitos terminijos.
Padarykite kontūrą. Organizuodami savo mintis galima aiškiai rašyti. Apsvarstykite, ką norės žinoti auditorija, ir ką norite jiems pasakyti. Pabrėžkite pagrindines ataskaitos išvadas ir tai, ką reiškia žmonės, skaitantys pranešimą.
Pradėkite nuo tvirtų atidarymo pareiškimų. Pripažinkite ataskaitą ir jos išvadas. Pvz., „Atlikę neseniai atliktą produktyvumo tyrimą, mes atliksime keletą pakeitimų mūsų interneto naudojimo politikoje“.
Paaiškinkite. Pažymėkite visus duomenis ar išvadas, kurios patvirtina išvadą. "Konsultantai nustatė, kad darbuotojai praleido dvi valandas per dieną vidutiniškai tikrindami elektroninius laiškus ir valdydami fantazijos sporto komandas." Taip pat leiskite skaitytojams žinoti, kada vyksta pakeitimai.
Papasakokite žmonėms, kur jie gali gauti išsamesnę informaciją (jei reikia). Pvz., „Mes aptarsime tai toliau mūsų savaitės darbuotojų susitikime penktadienį“ arba „Visa ataskaita yra prieinama visiems darbuotojams PDF formatu“. Nepasirašykite atmintinės; jūsų vardas yra įrašo viršuje. Jei rašote raštą, naudokite savo vardą, vardą, pavardę ar vardą ir pavardę, priklausomai nuo aplinkybių ir pageidavimų.
Perrašykite ir sumažinkite netvarką. Perskaitykite projektą ir pašalinkite nereikalingus žodžius. Pavyzdžiui, „įmonių nuomone,„ Scranton “biuras turėtų aktyviai siekti sumažinti neproduktyvumo problemas, ribodamas įmonės išteklių naudojimą be darbo,“ galima perrašyti, nes „korporacija paprašė apriboti asmeninį įmonės turto naudojimą. padidins mūsų produktyvumą. “
Korektūros ir rašybos tikrinimas. Pasitikrinkite patikimą kolega savo gramatiką ir toną; prastai parašytas sakinys gali būti aiškinamas taip, kaip niekada nenorėjote. Taip pat paleiskite rašybos tikrinimą, bet būkite atsargūs, jei naudojate automatines žodžių keitimo funkcijas. Jūs nenorite, kad jūsų pranešime būtų pasakyta „Indonezija“, kai reiškėte „Indiana“.
