Valdybos posėdžių protokolai yra teisiniai dokumentai ir prieinami visuomenei, todėl jie yra svarbūs verslo ar kitos rūšies organizacijos įrašai. Kuo formalesni jie yra, tuo svarbiau yra, kad valdyba juos patvirtintų prieš juos skleidžiant. Naudojant keletą paprastų geriausių protokolų įrašymo ir patvirtinimo praktikos, jūs galėsite supaprastinti šį procesą ir sumažinti dokumentų tvarkymą.
Peržiūrėkite organizacijos pateiktų posėdžių minučių įrašymo procesą. Daugelis seka Roberto įsakymų taisykles, leidžiančias įrašų sekretoriui naudoti ir sekti šabloną, kad galėtumėte užsirašyti ir sukurti paskutines minutes. Paklauskite, kada ir ar turėtumėte įtraukti valdybos narių, pateikiančių komentarus ar užduodant klausimus, pavadinimus, ar turėtumėte apsaugoti jų privatumą. Pavyzdžiui, jums gali tekti parašyti: „Buvo aptarta, kad mūsų konkurentas XYZ Corporation naudojo klaidinančią reklamą, o FTC turėtų būti susisiekta“, - teigė Bobas Smithas, kad jis tikėjo, kad mūsų konkurentas, XYZ Corporation, naudojo turi būti susisiekta su klaidinančia reklama ir FTC. Debbie Jones ir Hank Johnson sutiko. “
Būtinai tiksliai įrašykite minutes. Paprašykite valdybos narių sustabdyti kalbėjimą arba pirmininkas laukti prieš pradedant naują diskusiją, kai jūs atsiliekate savo pastabose. Paprašykite narių pakartoti ar paaiškinti bet kokią informaciją, kurios nerandate. Pakartokite judesių valdybos narius, įskaitant ir pradinį pasiūlymą, ir galutinę pakeistą versiją, kai pateikiamas pasiūlymas. Padarykite tai neatsižvelgiant į tai, ar judėjimas yra komandiruotas ir ar jis eina. Užregistruokite visų balsų sumas, o ne tiesiog nurodykite, kad balsas buvo priimtas.
Atsiųskite protokolą valdybos pirmininkui, vykdomajam direktoriui arba vykdomajam komitetui, prieš siunčiant juos į visą valdybą, jei tai yra jūsų organizacijos procedūra. Gavę patvirtinimą išsiųsti protokolus į pilną valdybą, atsiųskite dokumentą kiekvienam valdybos nariui, neatsižvelgiant į tai, ar ji dalyvavo posėdyje, ar nesvarbu, ar ji bus posėdyje, kuriame bus patvirtintas protokolas. Atsiųskite pakankamai anksti, kad valdybos nariai galėtų juos perskaityti, užduoti klausimus apie juos, aptartas tyrimų temas ir paprašyti paaiškinimų.
Kitame valdybos posėdyje, kuris yra kvorumas, pirmininkaujanti valstybė narė arba bet kuris valdybos narys turi kitą posėdį, kad pateiktų pasiūlymą dėl valdybos tvirtinti protokolą. Kvorumas yra minimalus valdybos narių, turinčių imtis oficialių veiksmų, skaičius. Palaukite, kol pasiūlymas bus komandiruotas, o tada posėdžio lyderis atidarys diskusiją. Diskusijos metu reikalaujama pateikti pasiūlymą, komandiruoti ir priimti, jei yra kokių nors pakeitimų ar pataisymų, kuriuos reikia atlikti protokole. Po diskusijos arba, jei nėra diskusijų, susirinkimo lyderis iškviečia klausimą arba balsuoja, kad patvirtintų protokolą.
Patarimai
-
Patikrinkite, ar jūsų organizacija turi įstatus ar kitą taisyklę dėl dienos, kurią valdybos nariai turi gauti posėdžio protokolus.
