Tikslus posėdžių protokolų sudarymas padeda užtikrinti, kad dalyviai liktų sutelkti dėmesį į paskirtas užduotis, mažina nesusipratimus ir pagerintų vėlesnių susitikimų efektyvumą. Aiškių ir išsamių posėdžių protokolų privalumai reiškia, kad bet kuris verslo savininkas, vykdytojas ar kitas lyderis, reguliariai rengiantis susitikimams, turėtų nustatyti protokolų priėmimo gaires. Šios gairės turėtų apimti tai, kas vyksta prieš susitikimą, jo metu ir po jo.
Prieš susitikimą
Nustatykite, kas priima protokolą
Atrodo, kad akivaizdi užduotis, užfiksavus posėdžio protokolus, reikalauja daug dėmesio detalėms. Dėl to minutės gavėjas turėtų turėti minimalų dalyvavimą susitikime. Tai leidžia didžiausią energijos dalį sutelkti į svarbiausius susitikimo punktus.
Patarimai
-
Verslininkai dažnai naudoja vadovų padėjėjus ar registratorius, nes jie dažnai neturi aktyvaus vaidmens pačiame susitikime.
Naudokite standartizuotą formą
Sukurkite savo standartizuotą posėdžio protokolo formą, kuri bus naudojama susitikimo metu. Standartizacija padeda protokolo gavėjui žinoti, kur pateikti informaciją, ir taip pat padeda dalyviams vėliau skaityti dokumentą. Pagrindinė informacija turėtų apimti:
- Dalyvių sąrašas.
- Data.
- Aptariamų temų sąrašas.
- Kiekvienoje temoje priimtas veiksmų planas.
- Asmenys, atsakingi už šių veiksmų vykdymą.
Susitikimo metu
Užpildykite esminę informaciją
Prieš oficialiai prasidedant susitikimui, užpildykite svarbią informaciją, pvz., Dalyvius ir datą. Tai užkerta kelią nereikalingam laiko švaistymui per faktinį susitikimą.
Įrašykite tik svarbią informaciją
Posėdžių protokolai neturėtų perrašyti viso posėdžio. Priešingai, posėdžio protokoluose įrašomi svarbūs uždaviniai ir kryptys supaprastinta forma. Taigi turėtumėte įrašyti tokią informaciją kaip pareigų perdavimas, mokėjimo terminai, toms pareigoms priskirti duomenys ir bet kokia kita akivaizdžiai svarbi informacija. Posėdžio protokoluose neturėtų būti bendrų diskusijų ar informacijos apie tangenciją.
Paprašykite paaiškinimo
Protokolas turi tiksliai atspindėti svarbiausius susitikimo punktus. Paprašykite paaiškinimo, jei neaišku, ar susitikime aptarta informacija. Niekada nemanykite, ar rizikuojate neteisinga informacija ar praleidimais. Vis dėlto prašydami paaiškinimo visada laikykitės susitikimo protokolų. Kai kurie susitikimai vyksta neoficialiai, o kiti priima struktūrizuotas Roberto darbo tvarkos taisykles.
Žr. Ankstesnes minutes
Dabartinės minutės, kurias sukaupėte, gali būti susijusios su praėjusių susitikimų protokolais. Tam reikia, kad į naują posėdį atneštumėte praėjusių posėdžių protokolus, kad informacija būtų lengvai prieinama visiems dalyviams.
Po susitikimo
Peržiūros protokolas
Patikrinkite susirinkimo protokolą dėl spausdinimo klaidų ar neaiškių sakinių. Sureguliuokite juos prieš baigdami protokolus. Bet kokios klaidos gali sukelti painiavą dėl svarbių užduočių.
Siųsti dalyviams
Susirinkimo protokolus atsiųskite susitikimo dalyviams patvirtinti. Tai suteikia dalyviams galimybę užduoti klausimus ar išspręsti klaidas. Informuokite visus dalyvius, jei pasikeitė.
Baigti ir failą
Kai visi dalyviai patvirtina protokolą, pasirašykite protokolą su patvirtinimo data, nurodyta šalia parašo. Vėliau pateikite minučių savo kompiuteryje arba aplanke su kitomis posėdžių minutėmis. Visus posėdžio protokolus laikykite kartu, o tai leidžia lengvai gabenti į būsimus susitikimus ir suteikia pagrindinę vietą, jei kas nors turi kreiptis į dokumentus.
