Posėdžio protokolai sušaukia susitikimo metu atliktus veiksmus. Formatas atitinka Roberto darbo tvarkos taisykles ir naudojamas viskas nuo klubų bei verslo susitikimų iki vyriausybės susitikimų. Metinių HOA (namų savininkų asociacijos) susitikimų protokolai pateikia HOA valdybos sprendimų ir veiksmų protokolą. Priimdamas užrašus ir įrašydamas susirinkimą, valdybos sekretorius gali tiksliai užrašyti posėdžio protokolą. Nuomonė turi būti palikta protokole, kad dokumentas būtų glaustas ir objektyvus.
Naudokite susitikimo darbotvarkę, kad sukurtumėte susitikimų temų kontūrą. Išvardykite temas ir palikite erdvę užrašams.
Susitikime atkreipkite dėmesį į susirinkime aptartus dalyvavimo, pasiūlymų, sprendimų ir temų. Atkreipkite dėmesį, kas pasakė, ką galite teisingai priskirti. Norėdami išvengti trūkstamų dalykų, galite naudoti diktofoną. Jūsų pastabose turėtų būti apibendrinta diskusija. Užrašykite susitikimo laiką ir datą bei susitikimo pabaigos laiką.
Įrašykite minutes pradėdami nuo HOA pavadinimo ir susitikimo pavadinimo. Sąrašas, kuris dalyvavo ir nedalyvavo. Nurodykite valdybos narius pagal pavadinimą ir pavadinimą. Įrašykite susitikimo laiką ir datą.
Išvardinkite temas, kad jos būtų aptartos, ir įtraukite visus pasiūlymus, balsus ir sprendimus, priimtus kiekvienai temai. Išvardykite visus pateiktus faktus, nepateikdami nuomonės ir spėjamų.
Pridėkite visas susitikime pateiktas ataskaitas. Sąrašas, kad jie buvo pateikti protokole.
Elementai, kurių jums reikės
-
Notepad
-
Pieštukas
-
Diktofonas (pasirinktinai)
-
Kompiuteris
-
Susitikimo darbotvarkė
