Roberto darbo tvarkos taisyklės yra plačiai priimta gairė, kaip grupės turėtų rengti susitikimus ir priimti sprendimus. Kaip oficialus protokolas, kas vyksta kiekviename susitikime, protokolai yra labai svarbus bet kurios grupės sprendimų priėmimo proceso šaltinis. Posėdžio protokolas nebūtinai yra įdomus, tačiau jie turėtų būti aiškūs ir lengvai suprantami. Yra tikslus metodas laikyti minutes pagal Roberto taisykles; pagal šią formulę ateities skaitytojams lengviau sekti ir suprasti procesą bei jų rezultatus.
Pradedant Roberto užsakymo protokolų taisykles
Kiekvienas posėdžių protokolų rinkinys, pagal Roberto darbo tvarkos taisykles, turėtų apimti tas pačias detales, kurios skaitytojui suteiks bendrą supratimą apie susitikimo tikslą. Visada pradėkite nuo pirmos pastraipos, kurioje yra:
- Reguliarus, ypatingas, kasmetinis, reguliariai ar kitaip nutrauktas susitikimas.
- Susirinkimo data, laikas ir vieta. Jei visi susitikimai vyksta toje pačioje vietoje, nepamirškite to
- Susirinkusios organizacijos pavadinimas
- Patvirtinimas, kad posėdyje dalyvauja organizacijos pirmininkas ir sekretorius. Jei ne, nurodykite kiekvienos iš jų pakeičiančių asmenų pavardes
- Nurodykite, ar buvo skaitomi ir patvirtinti ankstesnio posėdžio protokolai. Jei ankstesnis susitikimas nebuvo reguliarus posėdis, pridėkite šio susitikimo datą.
Protokolo pagrindinis organas
Dauguma likusių įrašų bus užpildyti informacija apie susitikimą. Sekretorius, atsižvelgęs į protokolą, gali užfiksuoti susitikimą ir paruošti įrašą vėliau, kad būtų užtikrintas teisingas ir išsamus visų susitikimų duomenų registravimas. Visada laikykite antrinį įrašymo būdą, pvz., Nešiojamąjį kompiuterį ar nešiojamąjį kompiuterį, taip pat rašiklius ir popierių, jei pirminis metodas nepavyks.
Įtraukite visus oficialius diskusijų punktus į susitikimą. Išsamios pastabos apie:
- Bet kokie posėdžio metu pateikti pasiūlymai, taip pat judėjimo iniciatoriaus vardas.
- Pasiūlymai, dėl kurių posėdyje pateikiamas klausimas organui.
- Galutinis visų pasiūlymų pasiūlymas ir išdėstymas.
- Informacija apie kiekvieną balsavimą, įskaitant vardinį balsavimą, balsavimą ar balsavimą.
- Nesvarbu, ar asamblėja pateko į kvazikomitetą ar komitetą, ir šio akto rezultatus.
- Visi įsakymai ir apeliaciniai skundai kartu su jų dispozicija, taip pat visos pirmininko pateiktos kiekvienos nutarties priežastys.
- Bet kokių netvarkingų pastabų, kurias narys galėjo padaryti, rezultatas, dėl kurio pirmininkas jį pavadino netvarkingu.
- Visos kitos oficialios diskusijos patalpoje.
Posėdžio protokolo užbaigimas
Paskutinėje protokolo dalyje turėtų būti visos pirmininko pastabos, taip pat posėdžio oficialiai atidėtas laikas. Jei susitikime dalyvavo jokie svečiai, įrašykite jų vardus ir jų pristatymų temą šioje paskutinėje pastraipoje. Pasirašykite posėdžio protokolą ir parašykite savo pirmininką. Įrašymo sekretoriaus parašas yra šio dokumento autentiškumo įrodymas, todėl labai svarbu, kad jį pasirašytumėte prieš ją paduodant arba perduodant kitiems.
