Daugelyje organizacijų pirkimų skyrius yra labai svarbus, nes jis sudaro didelę visos organizacijos išlaidų dalį ir todėl, kad organizacija aprūpina ją tiekiamomis prekėmis ir paslaugomis. Neefektyvumo ir (arba) netinkamų procesų išlaidos gali būti labai didelės, nes jos turės įtakos visai organizacijai. Pirkimo funkcija taip pat gali būti ypač pažeidžiama dėl sukčiavimo, nes ji susijusi su grynųjų pinigų išmokomis. Pirkimų departamento veiklos auditai gali padėti pašalinti atliekų, neveiksmingumo ir sukčiavimo atvejus, taip padidindami organizacijos pagrindinę vertę.
Patvirtinti pirkimo departamento funkcijų rizikos vertinimo metodą, o ne bandyti kasmet tikrinti visas funkcijas. Nustatykite pirkimo departamento funkcijas ir įvertinkite riziką, susijusią su kiekvienu iš jų. Rizikos vertinimo naudojimas yra labai svarbus, nes jis ribotus vidaus audito išteklius skiria toms sritims, kuriose jos labiausiai reikalingos.
Įvertinti pirkimo departamento vidaus kontrolės struktūrą. Naudokite COSO integruotą vertinimo sistemą. Šis modelis padės nustatyti kontrolę ir padėti susieti konkrečias kontrolės priemones su konkrečia verslo veikla.
Atlikti šių kontrolės priemonių, susijusių su didelės rizikos verslo auditu, bandymus.Gauti arba parengti procesinių žemėlapių apie kontroliuojamus valdiklius ir atlikti kiekvieną iš šių valdiklių, kad patikrintumėte, kaip jie veikia. Pasirinkti audituojamos verslo veiklos duomenų pavyzdį ir patikrinti, ar laikomasi susijusių kontrolės priemonių.
Analizuokite kontrolės bandymų rezultatus, kad nustatytumėte bet kokius trūkumus ar kontrolės gedimus. Vadovybė turėtų būti informuojama apie tokias situacijas, kad kuo greičiau būtų galima imtis korekcinių priemonių.
Atlikti išsamius patikrintų verslo duomenų išsamius tyrimus. Šie bandymai turėtų apimti analitines procedūras ir šaltinio dokumentacijos bandymus. Kadangi didelį susirūpinimą kelia pirkimų departamentai, pradėję mokėti pinigus, auditoriai turėtų ieškoti sukčiavimo rodiklių ir (arba) duomenų neatitikimų, kurie yra analizės procedūrų dalis.
Atvykimo konferenciją su pirkimo skyrių vadovais. Pateikite išvadų ir problemų, kurias reikia išspręsti, sąrašą ir rekomendacijas, kaip jas išspręsti. Jei aptinkama sukčiavimo atvejų, apie tai reikėtų pranešti viršutinei vadovybei už pirkimo skyriaus ribų. Suteikti pirkimų skyrių vadovams galimybę pateikti papildomą informaciją ir (arba) įrodymus, kurie galėtų pakeisti audito rezultatus ir pateikti taisomųjų veiksmų planą likusiai audito išvadoms ir problemoms išspręsti.
Parašykite audito ataskaitą atitinkamam valdymo lygiui ir (arba) valdybai. Ataskaitoje į pirkimo skyrių vadovus įtraukite taisomųjų veiksmų planą.
