Įmonės ir organizacijos priklauso nuo ryšio linijų, kurios lieka atviros ir išlieka patikimos tarp skirtingų dalių ir padalinių. Be gebėjimo efektyviai bendrauti, įmonės funkcijos pradeda greitai nukristi. Tačiau kiekvienas, kuris vienu metu bendrauja savo keliu, taip pat sukelia chaosą. Tai yra vieta, kur įsijungia darbo vietos protokolai.
Apibrėžti protokolai
Paprasčiau tariant, protokolai yra vidaus taisyklės, kurias organizacijos nariai turi laikytis ir naudoti. Užtikrindama, kad tikslinės veiklos būtų tvarkomos pagal protokolus, organizacija užtikrina nuoseklumą ir atitikimą visais lygmenimis. Tačiau trūkumas yra tas, kad per daug protokolų lemia atleidimą, biurokratiją ir, dar blogiau, nereikalingus vėlavimus. Tai veikia prieš organizaciją, kuri stengiasi būti ryški ir lanksti. Suderinkite atitikties ir reagavimo pusiausvyrą.
Elektroninis ryšys
Pridėkite iššūkį valdyti, kaip toje pačioje organizacijoje žmonės bendrauja, elektroniniai ir kompiuteriniai metodai apsunkino problemą. Elektroninių ryšių greitis dažnai sukelia problemas greičiau ir toliau plinta, kai daromos klaidos. Išmanieji telefonai, el. Paštas, momentiniai pranešimai ir kompiuterių failai tik praplečia ryšių srautą.
Rašytinis pranešimas
Rašytinius pranešimus, tradicinius verslo komunikacijos metodus, organizacijos lengvai standartizuoja, kad juos būtų galima teisingai nukreipti teisingai ir tinkamai suskirstyti pagal prioritetus. Tai daroma pasirinkus skirtingus metodus skirtingiems svarbos lygiams. Laiškus, pastabas ir pagrindinius pranešimus galima naudoti kasdieniniam bendravimui. Memorandumai ir laiškai dėl firminių blankų yra formalesni. Rezervuokite dokumentus ir ataskaitas, skirtas politinėms diskusijoms ir svarbioms sprendimų priėmimo pastangoms.
Elektroniniai pranešimai
Elektroninių laiškų, momentinių pranešimų ir interneto problema yra ta, kad organizacijos labai greitai praranda žinutės ir jos auditorijos kontrolę. Organizacijos yra gerai aptarnaujamos reguliariai mokydamos darbuotojus apie elektroninio ryšio riziką ir pavojus, rezervuodamos šias priemones kasdien, reguliariai bendrauti ir mokyti darbuotojus suprasti, kaip reguliariai išvalyti senus ryšius ir saugoti tik svarbią informaciją. Per dažnai žmonės naudoja šiuos įrankius kvailiems ar asmeniniams pranešimams. Rezultatai gali svyruoti nuo gėdingo iki rimto, jei vėliau šie failai bus prikelti ieškiniuose ar teisinėse bylose.
Rašymo taisyklės
Kaip protokolų dalis, organizacijos taip pat gauna naudos, užtikrindamos, kad bet kokie pranešimai atitiktų aiškias naudojimo taisykles. Tai reiškia, kad darbuotojai turi suprasti, kaip tinkamai bendrauti raštu. Greitai, išmintingi akronimai, pvz., LOL, WTB, WU, LTR ir kt. Darbuotojai turėtų suprasti, kad jiems reikia bendrauti tinkama kalba, kuri suteikia pranašumą rašybai ir gramatikai.
Žodiniai pranešimai
Verbalinio bendravimo protokolai gali būti įgyvendinami panašiai kaip rašytiniai dokumentai. Verbaliniai susitikimai turėtų apimti lygius, įskaitant atsitiktinę diskusiją, oficialius susitikimus, hierarchijos susitikimus ir politikos formavimo / sprendimų priėmimo sąveiką. Kiekvienas iš šių kontaktinių įvykių turėtų suprasti, kaip bendrauti, kaip ilgai ir kaip apdoroti reakcijas ir sprendimus. Jei to nepadarysite versle, dažnai susidaro ad hoc sąveika, kuri, nors ir patogi mažose grupėse, pradeda sukelti problemų, nes organizacijos auga.
