Tam tikru savo karjeros etapu tikriausiai turėsite parašyti verslo ataskaitą. Verslo ataskaitoje paprastai kalbama apie konkretų įmonės projektą ar komponentą, pateikiami jūsų rezultatai ir pateikiamos rekomenduojamos skaitytojo rekomendacijos.
Tinkamos verslo ataskaitos planavimas ir rašymas, kuris pasieks savo tikslinę auditoriją ir motyvuoja skaitytojus, planuoja, tiria ir įsipareigoja sėkmingai vykdyti ataskaitą. Nors konkretus verslo ataskaitos rašymo stilius turėtų atspindėti jūsų asmeninį rašymo stilių ir asmenybę, taip pat įmonės asmenybę, yra keletas naudingų ataskaitų rašymo patarimų, kuriuos gali naudoti kiekvienas.
Išaiškinti Ataskaitos paskirtis
Nedaug ataskaitų rašymo patarimų yra tokie pat svarbūs, kaip apibrėžti ir paaiškinti ataskaitos tikslą. Padarykite tai kuo anksčiau pranešime, kad nereikėtų švaistyti laiko ir energijos su nereikalingais klausimais. Surinkite visą informaciją, reikalingą patikimai ataskaitai parengti. Kartais tai gali reikšti pokalbį su dalyvaujančiais žmonėmis, arba ji gali būti susijusi su mokslinių tyrimų projekto vykdymu.
Pavyzdys:
Šioje ataskaitoje aptariami rinkodaros metodai, kuriuos naudojome per pastaruosius penkerius metus, kad įsigytume naujus klientus. Remdamasis metodų analize, išleistais pinigais ir kiek naujų klientų, kuriuos įsigijome iš kiekvienos, norėčiau rekomenduoti tris konkrečius rinkodaros tipus.
Organizuokite visą susijusią informaciją
Būtinai apribokite savo informaciją verslo ataskaitos tikslu. Neleiskite išplėsti ataskaitos apimties, nes tai gali sumažinti jūsų verslo ataskaitos formatą. Jei ataskaitos tikslas yra rekomenduoti tris konkrečias rinkodaros metodų temas, tęskite dėmesį į šiuos tris metodus ir susijusią informaciją.
Pavyzdys:
Kaip matysite remiantis mano atliktais tyrimais, tai yra trys geriausi rekomenduojami rinkodaros metodai. Jie yra ekonomiškai efektyviausi, kad būtų pritraukta kuo daugiau naujų klientų.
Žinokite verslo ataskaitos formatą auditorijai
Turite suprasti, kas jūs rašote, ir nustatyti, kaip geriausiai kreiptis į šią auditoriją. Apibrėžkite toną, požiūrį ir dėmesį, skirtą jūsų skaitytojams. Nors visada turite būti profesionalūs savo verslo ataskaitų rašymo stiliuje, įtrauktas detalumo lygis gali skirtis priklausomai nuo to, kas skaito ataskaitą.
Jei rašote aukšto lygio įmonių vadovams, galbūt norėsite įtraukti daugiau galutinių numerių ir mokslinių tyrimų ir išsamiau aprašyti savo aprašymuose. Jei rašote rinkodaros komandai, kuri supranta rinkodaros lingą, galite naudoti verslo ataskaitos formatą, kuris yra labiau atsipalaidavęs ir atspindi anksčiau naudojamus metodus.
Motyvuokite auditoriją
Sudarykite verslo ataskaitą naudodami stiprius žodžius, kurie motyvuos jūsų auditoriją. Sukurkite veiksmingus, gerai išdėstytus sakinius, tačiau būkite tikri savo asmeninio verslo ataskaitų rašymo stiliaus atžvilgiu. Kai kurios auditorijos gali tik nuskaityti ataskaitą, todėl pasirinkite verslo ataskaitos formatą su užrašais, daug vietos, geros antraštės ir subtitrai ir trumpos pastraipos.
Pavyzdys:
Trys žudikų rinkodaros metodai
Mes galime įgyti 35 proc. Daugiau klientų ir taupyti pinigus naudojant šiuos tris žudikų rinkodaros metodus:
- Mėnesio el.
- Ketvirtinės parduotuvės akcijos.
- Reklama vietiniame laikraštyje.
Korektūra prieš siunčiant
Vienas iš svarbiausių ataskaitos rašymo patarimų yra įrodymas, redagavimas ir pataisymas prieš jums platinant ataskaitą. Antrasis akių skaitymas per ataskaitą yra puikus būdas įsitikinti, kad jūsų pranešimas yra aiškus. Palikite pakankamai laiko redaguoti ir pataisyti ataskaitą prieš terminą. Neskubėkite šio žingsnio. Platindami ataskaitą, įsitikinkite, kad visi dokumentai ir priedai yra įtraukti ir kad visi juos gauna.
