Tylus aukcionas yra puikus būdas pritraukti pinigų savo organizacijai ar labdarai, tuo pačiu metu renkant rėmėjus ir didinant informuotumą. Kadangi tylūs aukcionai paprastai sutampa su kitu įvykiu, kvietimai dalyvauti tyliame aukcione turi leisti kviestiesiems žinoti, kas vyksta, kaip jie turi būti apsirengę, jei jie bus maitinami, kokie daiktai ir paslaugos yra siūlomi ir kur vyksta pinigai. Priklausomai nuo renginio formalumo ir santykių, kuriuos turite su savo svečiais, lygis yra pakoreguojamas.
Įvykio duomenys
Kaip ir kituose kvietimuose, vieta, data (įskaitant savaitės dieną) ir laikas turi būti aiškiai išvardyti kartu su teisingu kvietime. Kvietimas į tylų aukcioną turėtų leisti svečiams žinoti, kas vyksta be aukciono. Nesvarbu, ar tai būtų vakarienė, šokis, rodeo, paslapties teatro naktis, ar kažkas visiškai netikėta, svečiai turi žinoti, kas vyksta aukciono metu. Į sąrašo formą turėtų būti įtrauktas bendras įvykių laikotarpis, įskaitant faktinių pasiūlymų teikimo pradžią ir sustabdymą.
Drabužiai
Kai reikalaujama, kad oficialaus renginio metu, kuris sutampa su tyliu aukcionu, būtų oficialiai pasirengta, visuotinai pripažįstama, kad kvietime nereikia nurodyti „oficialaus drabužio“. Kvietimas nustato nuotaiką įvykiui ar įvykiui. Popieriaus kokybė, naudotas šriftas ir įvykio duomenys turėtų atspindėti asmenį, kad jie turi oficialiai apsirengti, neskaitant spausdinimo. Neformaliems renginiams ar formaliems kvietimams, kuriems nereikia oficialaus aprangos, paminėkite tinkamą aprangą. „Ateik, kaip tu esi“, arba „suknelė kostiume“ yra tinkami būdai leisti savo svečiams žinoti, ko iš jų tikimasi.
Parama ar lėšų rinkimas
Kvietimai į tylų aukcioną turi informuoti svečius apie tai, kodėl aukcionas vyksta ir kaip bus panaudoti pinigai. Naudojant paprastą frazę, pvz., „Šiaurės valstybės berniukų ir mergaičių klubo naudai“, svečiai gali žinoti, kad jie dovanoja labdarai, ir kad labdara nėra ta, kuri tiesiogiai įteikia renginį. Tokiu atveju reikalinga atskira eilutė su „Sponsored by“ ir žmonių, kurie įsijungia į renginį, pavadinimu. Jei aukcionas yra toje pačioje organizacijoje, kuri rengia renginį, lėšų išieškojimas, formuluotė turėtų būti „Šiaurės valstybės berniukų ir mergaičių klubo lėšų rinkimo priemonė“ ir palikti tai. Jei visos pajamos bus tiesiogiai nukreiptos į labdaros auką, tai turėtų būti nurodyta kaip „100 proc.
Maistas ir gėrimai
Dauguma aukcionų vyksta bent jau užkandžiais ir užkandžiais. Tai leidžia žmonėms susilieti ir jaustis patogiau. Nepriklausomai nuo to, kokio lygio maistas yra aptarnaujamas, kvietime turėtų būti nurodyta, kad žmonės iš anksto neturėtų per daug ar per mažai maisto. „Pavasario vakarienė“ gali būti pridėta pakvietimo apačioje arba valandos vakarienė bus įteikta pagal kvietimą renginių programoje. „Užkandžiai“ yra mandagus būdas pasakyti svečiams, kad aukcionas yra labiau atsitiktinis įvykis ir nėra skirtas užpildyti asmens apetitą siūlydami.
Formatas ir pristatymas
Kvietimai turėtų būti pateikiami į vokus ir siunčiami, o ne pateikiami kaip pašto kortelės, kad būtų išlaikyti formalumai ir būtų pateikta visa informacija, reikalinga norint tinkamai pakviesti svečius į tylų aukcioną. Kvietimų pristatymo etiketas vis dar per USPS pristatomas per 50 valstybių. Jei tylus aukcionas yra ribotas biudžetas arba labai neformalūs, leidžiami rankiniai kvietimai, tačiau jie nesukuria tokios pačios rūšies reakcijos, kaip ir paštą, gautą paštu.
