Yra keletas priežasčių, dėl kurių darbuotojas gali reikalauti įrodymų, kad jis dirba už jus. Paprastai tai yra todėl, kad kažkas - pavyzdžiui, savininkas - nori patvirtinti, kad jūsų darbuotojas turi darbą ir nuolatines pajamas. Užsienio darbuotojams, norint gauti vizą, gali prireikti patvirtinimo laiško. Laiško rašymas nėra sudėtingas, jei esate atsargūs, nesuteikdami jokios konfidencialios informacijos.
Šablonai ir formos
Patikrinkite, ar jūsų žmogiškųjų išteklių departamentas turi standartizuotą patvirtinimo laiškų šabloną. Tai bendra praktika, ypač didesnėse įmonėse. Šablonas leidžia greičiau baigti rašytoją, o žmogus neturi nerimauti dėl laiško, kuriame kažkas neteisinga. Jei laiškas yra skirtas darbuotojui gauti tam tikroms valdžios sektoriaus išmokoms, atitinkama agentūra gali turėti standartinę formą. Darbuotojui tenka pateikti formą, po kurios ją užpildysite.
Laikykite jį oficialiai
Tikrinimo laiškas nėra draugiškas ir nėra kūrybinis rašymas. Tai grynas verslas, todėl išsiųskite jį savo firminiame blanke, parašytame standartiniu verslo formatu. Parašykite jį kaip bet kurį kitą verslo laišką. Temos eilutė „Jane Doe užimtumo patikrinimas“ leidžia gavėjui žinoti šią temą. Tekstas pateikiamas gavėjui, kad Jane Doe iš tiesų dirba už jus, ir, jei reikia, jos atlyginimas. Rašydami į imigraciją, jums taip pat gali tekti pateikti išsamią informaciją apie tai, kiek laiko ji dirbo už jus ir kokias pareigas jis turi.
Laikytis taisyklių
Pasitarkite su savo personalo skyriumi ne tik apie turimus šablonus, bet ir bet kokias procedūras, kurių jums reikia. Tai gali būti įmonės taisyklė, pavyzdžiui, kad prieš išsiųsdami darbuotojo informaciją, darbuotojas turi jį raštu patvirtinti. Apribokite laišką su tikrais faktais, kuriuos prašote: jei laiškas neprašo atlyginimo informacijos, nenurodykite. Venkite komentarų apie darbuotojo asmenybę ar veiklą, kuri galėtų sugrįžti į jus.
Ką reikia stebėti
Patvirtinimo laiškai skamba įprastais, bet svarbiais sprendimais - ar jūsų darbuotojas gauna butą ar draudimo polisą? - gali jais remtis. Ne tik išmeskite atsakymus: Prieš pateikdami juos popieriuje, iš įmonės įrašų gaukite faktus apie įdarbinimo datas ar atlyginimą. (Ištaisykite laišką prieš išsiųsdami jį arba turėkite žmogų. Padarykite 50 000 dolerių, kai jūsų darbuotojo atlyginimas yra 60 000 JAV dolerių, gali paveikti, ar ji gauna butą.
