Nors kai kurie smulkiojo verslo savininkai mieliau turėtų šaknų kanalų chirurgiją, nei atlikti savo apskaitą, buhalterinė apskaita yra neatsiejama įmonės veiklos dalis. Apskaitos nauda slypi jos gebėjime pasakyti skaitinę istoriją apie tai, kas vyksta jūsų įmonėje - tai gali padėti jums pagerinti veiklą, tapti pelningesne ir išlikti nepatogioje vietoje su vietinėmis ir federalinėmis mokesčių agentūromis. Išsami ir tiksli apskaita gali padėti jums susitarti su galimais skolintojais ir investuotojais, kai jūsų verslas ieško finansavimo.
Patarimai
-
Naudojimo apskaitoje privalumai yra susieti su skaičiais. Šie skaičiai padeda jums suprasti, kas vyksta gerai ir kur yra galimybių tobulėti.
Kas yra pagrindinis apskaitos tikslas?
Pagrindinis apskaitos tikslas yra stebėti įmonės pajamas ir išlaidas. Pajamos - tai visi pinigai, patekę į jūsų verslą iš prekių ir paslaugų pardavimo, ir bet kokios kitos rūšies pajamos, pvz., Uždirbtos palūkanos arba nuomos ar autoriniai honorarai. Išlaidos yra viskas, ką jūsų verslas perka savo veiklai ir infrastruktūrai, pvz., Medžiagoms, darbui, nuomai, tiekimui, pašto, draudimo, transporto priemonių išlaidoms, profesinėms paslaugoms, reklamai ir įrangai.
Informacija, kurią jūsų buhalteris ar buhalteris renka apie pajamas ir išlaidas, sudaro apskaitos ataskaitas, kurios suteikia būtiną informaciją apie jūsų įmonės finansinę padėtį. Šios ataskaitos padeda apibrėžti savo stipriąsias puses ir spręsti savo trūkumus. Jie taip pat pateikia jums informaciją, kurios reikia mokesčių ataskaitoms.
Pelno (nuostolio) ataskaita yra jūsų buhalterinės informacijos apie pajamas ir išlaidas santrauka. Jis atitinka visus jūsų pirkimus atitinkamose kategorijose, pvz., Nuomą ir darbo užmokestį, ir išvardina šias sumas, kad pateiktų apžvalgą. Be to, jame apibendrinami jūsų gaunami įplaukos, remiantis pajamų šaltiniu, pvz., Didmenine prekyba arba mažmenine prekyba. Jūsų pelno ir nuostolių ataskaita yra svarbi, nes ji rodo, kiek iš tikrųjų uždirbote dienos pabaigoje. Šis apatinis skaičius - tai likusi suma, atėmus visas išlaidas iš bendrų pajamų.
Balansas yra jūsų bendros finansinės padėties tam tikru momentu momentinė nuotrauka. Tai svarbu, nes ji apibendrina jūsų grynąją vertę. Balanso turto dalyje išvardijamos visos jūsų įmonės nuosavybės sritys, įskaitant pinigus kasoje, pinigus, kuriuos turite skolinti per gautinas sumas, inventorių savo lentynose ir vertingus ilgalaikius pirkimus, pvz., Pagrindinius įrenginius. Jūsų balanso skyriuje yra viskas, kas skolinga, įskaitant trumpalaikius ir ilgalaikius paskolų likučius ir mokėtinas sumas. Jūsų įmonės grynoji vertė, pagrįsta jūsų balanse pateikta informacija, apskaičiuojama atimant visus savo įsipareigojimus iš viso savo turto.
Pinigų srautų ataskaita arba pinigų srautų pro forma yra apskaitos priemonė, padedanti numatyti, kada turėsite turimą kapitalą ir kada turėsite pinigų srautų trūkumą. Pareiškimo išleidimo dalyje išvardijami visi numatomi grynieji pinigai, suskirstyti pagal mėnesius. Šie pinigai nebūtinai turi būti gaunami iš pajamų iš produktų ar paslaugų pardavimo. Tai taip pat gali apimti kapitalą iš paskolų ar investicijų. Pareiškimo išleidimo dalis apima visus numatomus išeinančius pinigus, įskaitant darbo užmokesčio išlaidas, medžiagų išlaidas, nuomos ir draudimo išmokas. Jūsų numatomos išlaidos ne tik apima atskaitytinas verslo išlaidas. Taip pat išvardinsite paskolos pagrindinės sumos mokėjimus, kurie nėra atskaitytini ir nebus rodomi pelno (nuostolio) ataskaitoje. Kiekvienos stulpelio apatinėje eilutėje rodomos išeinantys pinigai atimamos išlaidos, nurodant, kiek pinigų galite tikėtis mėnesio pabaigoje.
Kas yra buhalterio tikslas?
Jūsų buhalterio tikslas - apibendrinti savo buhalterio darbą, sudarant ataskaitas į ataskaitas. Jūsų buhalteris taip pat gali užpildyti savo mokesčių formas ir patarti, kaip geriausiai išleisti ir taupyti pinigus. Jums gali arba nereikia samdyti profesionalaus buhalterio, priklausomai nuo jūsų komforto lygio dirbdami su numeriais, jūsų verslo sudėtingumu ir mokesčių situacija.
Jūsų buhalterio tikslas yra įvesti kvitus ir sąskaitas į duomenų bazę, antraštį ar skaičiuoklę, kad galėtumėte stebėti išlaidas ir pardavimus. Dauguma buhalterinės apskaitos sistemų yra kompiuterizuotos, nes buhalterinės apskaitos programos gali greičiau ir efektyviau organizuoti ir pridėti numerius nei rankiniu būdu rašomos sistemos. Tačiau jums nereikia kompiuterinės programos, kad galėtumėte atlikti savo įmonės buhalterinę apskaitą. Ranka parašyta sistema, kuri stebi pardavimus ir išlaidas, taip pat suteiks jums reikalingą informaciją.
Jūs galite padaryti savo buhalterinę apskaitą, sekdami pajamas ir išlaidas ir sekdami šią informaciją taip, kad jums ir jūsų buhalteriui būtų naudinga. Informacija turėtų būti lengvai skaitoma ir suprantama, ir ji turėtų tiksliai atspindėti jūsų verslo finansinę veiklą. Jūsų buhalterinės apskaitos informacija bus naudinga jūsų buhalteriui, nes ji pateikia reikiamą informaciją mokesčių ataskaitoms ir paskolos dokumentams rengti. Ta pati informacija gali būti naudinga viduje, kad pateiktumėte įžvalgas apie jūsų verslą, pavyzdžiui, parodykite, kiek jūsų pajamų gaunama iš didmeninės prekybos, palyginti su mažmenine prekyba, ir kiek išleidžiate medžiagoms, palyginti su darbu.
Net jei samdote buhalterį ir buhalterį, kad galėtumėte tvarkyti savo finansinę informaciją ir parengti mokesčių formas, vis tiek turite apskaitos pareigas kaip įmonės savininkas. Turite išsaugoti visą reikiamą informaciją, pvz., Jūsų parašytas sąskaitas ir gautas kvitus už atliktus verslo pirkimus. Kuo labiau organizuojami šie dokumentai, kai juos atnešite į savo buhalterį ir buhalterį, tuo mažiau turėsite mokėti už savo laiką. Buhalteris ilgiau trunka organizuoti batų dėžutę, pilną kvitus, nei metodiškai dirbti su failais, kurie jau yra surūšiuoti pagal datą arba kredito kortelės sąskaitą.
Kokios yra apskaitos taisyklės?
Apskaitos taisyklės reglamentuoja, kaip išlaidos ir pajamos į sistemą įtraukiami kaip debetai ar kreditai. Šios taisyklės reglamentuoja dvigubo įrašo tvarkymą - sistemą, kuri buvo plačiai naudojama nuo vėlyvųjų viduramžių. Dvigubo įvedimo sistemos ne tik seka jūsų pajamas ir išlaidas, bet ir parodo, kaip pinigai ir turtas juda aplink jūsų įmonę. Dvigubo įrašo sistemoje kiekvienas įrašas, įrašytas kaip debetas, turi būti suderintas su atitinkamu kreditu ir atvirkščiai. Alternatyva dvigubo įrašo apskaitai yra vienkartinė sistema, kurioje paprasčiausiai išvardijate ir suderinate savo pajamas ir išlaidas be įmontuotų protokolų, skirtų suderinti šiuos įrašus su jūsų faktine finansine padėtimi.
Dirbant su asmeninėmis sąskaitomis, asmuo, kuris perleidžia turtą į verslą, turėtų būti įskaitytas, o gavėjas ar verslas turėtų būti nurašomas. Tai atrodo priešinga, nes lėšos paliktos asmeniui ir buvo perkeliamos į verslo rankas. Tačiau buhalterinės sąskaitos ne visada apibūdina faktinius grynųjų pinigų likučius. Atvirkščiai, jie nurodo sumas, kurios yra skolingos ar priklausančios. Kai asmuo, pvz., Savininkas, perveda pinigus į verslą, šis sandoris padidina arba kredituoja sąskaitą ir atitinka sumą, kurią verslas skolingas šiam asmeniui. Toks pat lėšų pervedimas sukuria debetą verslo sąskaitai, nes, nors pinigai yra ranka ir yra prieinami, jis dabar yra skolingas asmeniui, kuris jį pateikė.
Kalbant apie tikras sąskaitas, pvz., Nekilnojamąjį turtą ir mašinas, apskaitos taisyklėse reikalaujama nurašyti naujus pirkimus ir kreditinius daiktus, kuriuos pardavėte ar kitaip nenaudojote. Turtas iš pradžių buvo paskelbtas kaip debetas, nes jūs išleido pinigus jį įsigyti. Jei jį parduosite arba neteksite eksploatuoti pasibaigus naudingo tarnavimo laikui, pašalinsite debetą arba kredituosite sąskaitą, kuri atspindi tai, ką turite skolinti.
Kai jūsų įmonė perka medžiagas arba moka nuomą, apskaitos taisyklėse reikalaujama, kad šie sandoriai būtų įrašomi kaip debetai. Priešingai, parduodant produktus ar paslaugas, jūsų apskaitos sistema šiuos sandorius vertina kaip kreditus. Pirkimai, kuriems reikalingi išeinantys pinigai, sumažina jūsų įmonės kapitalą, todėl jie stebimi kaip debetai. Pajamos ir kiti pelnai, pvz., Gaunami nuomos mokesčiai, padidina jūsų įmonės kapitalą, todėl jie stebimi kaip kreditai.
Nors šios apskaitos taisyklės reglamentuoja, kaip kiekvienas sandoris atsiranda jūsų buhalterinės apskaitos sistemoje, jūs iš tikrųjų neturite jų suprasti ir taikyti, nebent jūs įtraukiate įrašus į dvigubo įrašo apskaitos sistemą, kuri nėra iš anksto užprogramuota, kad organizuotumėte informaciją. Pvz., Jei savo apskaitos sistemos pagrindu naudojate ranka įrašytą knygą, turėsite nuspręsti kiekvieną kartą, kai įvedate įrašą, ar šis sandoris yra debetas ar kreditas ir kur bus rodomas atitinkamas debetas ar kreditas. Tačiau, jei naudojate buhalterinės apskaitos programinę įrangą, pvz., „QuickBooks“, jūsų čekiai, sąskaitos faktūros ir pardavimo įplaukos bus automatiškai rodomos tinkamose kredito ir debeto sąskaitose kartu su atitinkamais debetais ar kreditais.
Kaip naudoti apskaitą versle
Apskaitos privalumai yra ne tik geros verslo strategijos klausimas, nors apskaitos informacija tikrai padeda strategizuoti ir planuoti. Nė viena įmonė negali išgyventi be tam tikros apskaitos sistemos. Jei jūsų įmonė įsigyja ir parduoda, nenaudodama įsigytų ir parduotų sumų, jūs negalėsite nustatyti, ar metų pabaigoje uždirbote pelno, ar patyrėte nuostolių. Jūs nežinote, kiek jūs skolingi ir kiek turite, todėl negalėsite įvertinti, kiek iš jūsų gaunamo grynųjų pinigų galite atšaukti asmeniniam naudojimui ir kiek turėtumėte laikyti savo įmonės banko sąskaitoje būsimam verslui išlaidas.
Apskaitos informacija taip pat suteikia vertingos informacijos apie įmonės veiklą. Tai leidžia jums palyginti skirtingų kategorijų pardavimus per tam tikrą laiką, pvz., Ieškoti skirtingų produktų tendencijų pardavimo vietose. Jis suteikia jums įrankių ir informacijos, kad galėtumėte išnagrinėti savo išlaidas, kaip procentą nuo pajamų, kad pamatytumėte, ar jūsų maržos yra tvarios ir kaip jūsų įmonės veiklos rezultatai lyginami su jūsų pramonės konkurentais. Pinigų srautas pro forma leis jums ieškoti kapitalo šaltinių, kol jiems jų nereikės, ir suplanuoti didelius pirkimus, atitinkančius metų laiką, kai grynieji pinigai yra gausūs. Veiklos vykdymas be apskaitos informacijos yra tarsi skraidymas be lėktuvo be radaro.
Apskaita taip pat reikalinga jūsų įmonės išlikimui, nes teisiškai reikalaujama pranešti apie pajamas ir mokėti mokesčius. Be išsamios ir tikslios apskaitos sistemos, jūs nežinote, kiek uždirbote ir išleidote, ir neturėsite informacijos, reikalingos vietinėms, valstybinėms ir federalinėms mokesčių formoms užpildyti. Be to, jei jūsų verslui kada nors reikės finansuoti, jūsų paskolų paraiškose beveik neabejotinai reikės įtraukti ankstesnių metų finansines ataskaitas ir, greičiausiai, prognozes artimiausiems laikotarpiams.
