Konferencijų salę įmonės vadovai naudoja susitikimams organizuoti ir renginiams, skirtiems kolegoms darbuotojams ar lankantiems verslininkams. Konferencijų salės nustatymas gali labai paveikti tai, kaip žmonės patiria susitikimą, nes tie, kurie sėdi nugaroje, gali ne girdėti ar pamatyti viską, kas vyksta kambario priekyje. Prieš pradėdami konfigūruoti konferencijų salę, išnagrinėkite erdvę, kad nustatytumėte, kuri sąranka geriausiai tinka konkrečiai sričiai. Tokiu būdu kiekvienas dalyvis turės tą pačią patirtį pristatymų ar renginių metu.
Prieš pradėdami kurti erdvę, eikite aplink konferencijų salę. Suraskite visas elektros lizdas erdvėje, nes kambario priekyje gali prireikti elektros tinklo. Projektoriams ir ekranams gali prireikti elektros energijos, todėl nustatykite kambario priekį, kur yra prieigos taškai. Tai daroma siekiant sumažinti laidus ant grindų, nes žmonės gali važiuoti per juos, kai jie vaikšto aplink konferencijų salę.
Analizuokite erdvės dydį ir palyginkite dydį su įmonės poreikiais. Jei bendrovė ieško vietos susitikimams su 20 ar mažiau žmonių vienu metu, stalų ir kėdės nustatymas yra kitoks nei erdvė, kurioje tam tikru metu turi būti šimtai žmonių. Naudojant teatro stiliaus sąranką su pakeltomis eilėmis gali būti efektyviau šimtams žmonių, o ne U formos nustatymui, nes U formos konfigūracija labiau tinka 20 ar mažiau žmonių. Vieną konferencijų stalą reikėtų naudoti tik tuo atveju, jei bendrovė planuoja vienu metu priimti mažiau nei 15 žmonių, nes viename stalo gale esantys darbuotojai turi gebėti išgirsti žmones, sėdinčius priešingame gale.
Prieš pridedant stalus ir kėdes prie vietos, į priekį pridėkite pristatymo ekraną arba projektorių. Prijunkite visus elektros įrenginius ir paslėpkite laidus išilgai sienų arba po kilimais.
Padėkite lenteles į pageidaujamą konfigūraciją, kurią pasirinkote konferencijų salėje. Jei naudojate U formos formą, lentelės turi būti išdėstytos arti. Teatro sąranka reikalauja lentelių ant pakeltų dėžių ar platformų. Prieš pradėdami pridėti lenteles, įdėkite platformą į norimą vietą.
Pasivaikščiokite po erdvę ir padėkite save už stalo, kad patikrintumėte, ar kiekviena sėdynė yra priimtina, matydama kambario priekį be kliūčių. Nedėkite asmens į sėdynę, kur ji negali matyti priekinės dalies. Padarykite tai, kol kėdės pridedamos prie kambario, nes gali būti sunkiau pakeisti kambarį su kėdėmis ir stalais.
Pridėkite visas kėdes prie konferencijų salės ir užkarpykite kėdes po lentelėmis, kad sutaupytumėte grindų plotą. Dėl to konferencijų salė bus didesnė ir labiau organizuota.
Prieš renginį į konferencijų lenteles įpilkite vandens butelių, rašiklių, popieriaus ir galbūt vaisių.
