Apvali raidė naudojama bendrai naudoti tą pačią informaciją su didele auditorija. Jis skiriasi nuo asmeninio laiško, kuris siunčia tam tikrą informaciją vienam ar keliems gavėjams. Apvalūs laiškai dažnai naudojami naujai informacijai paskelbti arba politikos aiškinimui. Jie yra šiek tiek bendresni tema, nes jie yra plačiai skaitomi. Norint parašyti bet kokio pobūdžio apskritą laišką, reikia atlikti keletą svarbių žingsnių.
Žinokite savo auditoriją. Apskritųjų raidžių skaitytojai yra įvairūs, todėl gali būti sunku įvertinti savo auditorijos ankstesnių žinių lygį arba žinoti apie turinį, kurį norite bendrinti. Tačiau, kai rašote, apsvarstykite daugumą tikėtinų skaitytojų, kad jūsų laiškas būtų naudingas daugumai žmonių.
Skirti vidines ir išorines apskritas raides. Vidaus apvalusis laiškas, nors ir platinamas didelei grupei, vis dar yra tik grupėje. Pavyzdžiui, įmonė gali platinti darbuotojams vidinį laišką apie naują įmonės politiką. Priešingai, išorinis laiškas būtų laiškas, išplatintas visiems klientams ar visuomenei.
Naudokite toną ir balsą, atitinkantį ryšio rūšį (vidinį ar išorinį), kuriam veiktų apvali raidė. Pavyzdžiui, griežtas tonas būtų tinkamas, kai visiems darbuotojams būtų skirtas apvalus laiškas, kuriame būtų aptariamas nepalankumas ar nebuvimas. Tačiau griežtas tonas nebūtų tinkamas naudoti laiške klientams.
Bendrinkite tik patvirtintą informaciją. Kadangi apskritos raidės skirtos plačiajai auditorijai, jos netinka atskleisti konfidencialią informaciją ar detales, kurios nėra skirtos plačiai auditorijai.
