Generalinė knyga yra failas arba knyga, kurioje verslas registruoja visus savo finansinius sandorius. Kiekvienų fiskalinių metų pradžioje pradedama nauja generalinė knyga su pradiniu balansu. Tais metais buhalteris ar buhalteris įves kiekvieną sandorį, suskirstytą į paskirtas sąskaitas. Paprastai tai daroma naudojant įmonės suteiktus paskyros kodus. Generalinė knyga ne tik padeda verslo trasai, kur praėjo pinigai, bet ir padeda prognozuoti, kas bus reikalinga ateinančiais finansiniais metais.
Pirmoje skaičiuoklės ląstelėje arba viršutinėje kairėje erdvėje, esančioje spausdintinio popieriaus knygoje, įveskite „G / L Code“. Čia bus įvesti pagrindinio vadovo sąskaitos kodai. Kiekvienas paskyros kodas priskiriamas konkrečiam skyriui ar kategorijai, pvz., Biuro reikmenų, pašto ar teisinių paslaugų.
Antrajame skaičiuoklės langelyje arba antroje eilutės pirmoje eilutėje įveskite „Sąskaitos faktūros datą“. Šiame stulpelyje atsakingas asmuo įves kredito ar debeto datą. Įveskite „Sąskaitos faktūros numerį“ į šią langelį.
Kitose trijose ląstelėse ar tarpuose įveskite "Prašoma pagal", "Patikrinimo suma" ir "Mokama." Asmuo, atsakingas už pagrindinės knygos tvarkymą, įvyks, prašydamas patikrinti, kiek ir kam jis buvo išduotas. Tolesniame langelyje arba lauke įveskite „Tikslas“, kad būtų galima išsamiai aprašyti išlaidas.
Paskutinėje eilutėje įrašykite „Balansas“. Į pradinį šio stulpelio langelį po antrašte įveskite pradinių finansinių metų balansą.
Jei naudojate skaičiuoklės programą, pvz., „Microsoft Excel“, įveskite formulę, kad stulpelyje „Balansas“ automatiškai būtų įrašytas likęs likutis. Šios formulės sintaksė būtų „= Paskutinis likutis - čekio suma“. Jei naudojate popieriaus kopiją, balansą reikės apskaičiuoti rankiniu būdu.
Patarimai
-
Jei įmonė naudoja kelias sub paskyras pagal vieną G / L kodą, pvz., Biurų reikmenų kodus, apmokestinamus konkrečiuose padaliniuose, kiekvienam departamentui naudokite skirtingus darbo lapų skirtukus arba antraščių puslapius, naudodami kiekvieno skyriaus biudžeto balansą.
