Visų formų ir dydžių įmonės turi susitikimus, nesvarbu, ar tai būtų pasaulinė korporacija, pradėjusi parduoti milijardą dolerių pardavimo Europoje, ar maža šeimos įmonė, nusprendusi atnaujinti savo atsargas. Protokolo priėmimas paprastai yra esminė įmonių susitikimų sudedamoji dalis, suteikianti įmonėms tikslius duomenis apie svarbius įvykius, tokius kaip akcininkų balsai, darbuotojų ginčai ir būsimų strategijų aptarimas.
Elementai, kurių jums reikės
-
Užrašų knygelė ir rašiklis
-
Diktofonas arba įrašymo įrenginys
Išnagrinėti ankstesnio posėdžio darbotvarkę. Gali būti iškeltas klausimas, kurio reikia toliau nagrinėti dabartiniame posėdyje. Šių temų žinojimas prieš susitikimą leis jums greičiau susipažinti su informacija ir padaryti trumpesnes pastabas.
Susipažinkite su įrašymo įrenginiu, jei manote, kad jums gali būti sunku sekti diskusijas. Susitikimas reiškia, kad vėliau galite perrašyti atitinkamus taškus mažiau laiko.
Sėdėkite prie susitikimo vadovaujančio asmens. Tai leis jums paprašyti paaiškinimų dėl bet kokių iškeltų klausimų, kurie yra neaiškūs ar nepagrįsti.
Parašykite laiką ir datą savo nešiojamojo kompiuterio gale. Atkreipkite dėmesį į susirinkimo pirmininką, minutės gavėją (save) ir vietą.
Išvardinkite visus dalyvius, išskyrus pirmininką ir save. Pasitraukite aplink popieriaus lapą ir paprašykite kiekvieno dalyvio užpildyti savo pavadinimą. Vėliau ši informacija vėliau gali būti perrašyta į visas jūsų minutes.
Sekite susitikimo darbotvarkę. Susitikimai paprastai yra sunumeruoti. Vis dėlto pokalbiai dažnai lieka ant liestinės, o tai reiškia, kad daiktai praleidžiami arba aptariami iš eilės. Laikykitės darbotvarkėje esančių numerių ir užsirašykite juos, kaip jie aptariami, net jei iš eilės.
Dokumentuokite visus pasiūlymus, susijusius su sprendimais dėl taisyklių ar būsimos įmonės krypties. Išvardykite asmenis, kurie siūlo pasiūlymus, ir, jei balsuojama, įrašykite, kas ir kiek balsavo už pasiūlymą. Dokumentuokite, kaip judėjimas buvo atliktas ir žodiniu patvirtinimu, rankų parodymais ar slaptu balsavimu.
Po posėdžio užrašykite protokolus kuo greičiau. Tikėtina, kad ši informacija bus šviežia jūsų galvoje, todėl galite prisiminti daugiau informacijos nei tuo atveju, jei palikote jį vėliau.
Įrašykite savo vardą dokumento pabaigoje, kad kolegos galėtų su jumis susisiekti su užklausomis dėl turinio.
