Protokolas yra išsamus susitikimo protokolas. Protokole įrašomos pokalbio temos, reikalingi veiksmai ir priimti sprendimai. Protokolas užtikrina, kad būtų surengtas oficialus posėdžio protokolas, taip pat dokumentuojama, kas buvo susitikime ir nedalyvavo. Paprastai vienas asmuo yra išrinktas laikyti protokolą, paprastai sekretorius ar iždininkas. Jei jums buvo suteikta galimybė išlaikyti protokolą susitikimui, yra keletas dalykų, į kuriuos reikia nepamiršti, kad įsitikintumėte, jog įrašote juos profesionaliai.
Elementai, kurių jums reikės
-
Rašiklis arba pieštukas
-
Notepad
-
Įrašymo įrenginys
-
Kompiuteris
Atkreipkite dėmesį į laiką, datą ir vietą, kurioje susitikimas įvyko nešiojamojo kompiuterio puslapio viršuje.
Naudokite įrašymo įrenginį, kurį vėliau galėsite atkurti, kad galėtumėte rašyti išsamias minutes.
Išvardinkite dalyvių pavadinimus. Taip pat užsirašykite žmonių, kurie turėjo dalyvauti susitikime, vardus, bet jų nėra. Gali būti reikalaujama pažymėti, kurio nebuvimas yra pateisinamas. Jei taip, skliausteliuose, esančiuose šalia asmens vardo, galite pažymėti „atleisti“.
Laikykitės susitikimo darbotvarkės. Pagrindiniai palydovai paprastai gauna darbotvarkę iki posėdžio, o tai padės jums užfiksuoti kiekvieną aptariamą temą.
Atkreipkite dėmesį į pagrindinius kiekvieno darbotvarkės klausimo aspektus. Protokole turi būti pažymėti visi sprendimai ar tolesni veiksmai, kurių reikia kiekvienam darbotvarkės klausimui.
Pridėkite žodį „Veiksmas“ pagal bet kurį darbotvarkės punktą, kuriam reikalingas valdybos nario ar dalyvio veiksmas. Įrašę savo pastabas, užrašykite žodį „veiksmas“ paryškintu ir kursyvu ir įdėkite jį į savo eilutę; tai leidžia lengvai surasti ir sekti, kas turėtų daryti.
Parašykite arba įveskite bet kurį „kitą verslą“, jei norite pažymėti visas temas, aptartas ne tik darbotvarkėje išvardytas, bet ir nurodyti, kas buvo atsakingas už šių klausimų iškėlimą susitikime.
Jūsų protokole nurodykite sutartą laiką, kito susitikimo datą ir vietą.
Prisiregistruokite savo minutėmis. Paskutinėje jūsų įvestų minučių eilutėje turėtų būti jūsų vardas ir pavardė, prieš kurią turi būti tokia frazė kaip „Minutės įrašytos.“
Patarimai
-
Įsitikinkite, kad įrašymo įrenginys yra prijungtas, visiškai įkrautas arba turi papildomų baterijų.
