Metinis visuotinis akcininkų susirinkimas yra susitikimas su valdybos nariais, akcininkais, investuotojais ir vadovybe, siekiant peržiūrėti fiskalinę informaciją ir apimti svarbiausius sprendimus ir pakeitimus, padarytus per praėjusius metus. Visuotinio akcininkų susirinkimo protokolai rengiami kaip susirinkimo protokolas, jame pateikiama išsami informacija apie visus svarbiausius susirinkime priimtus sprendimus ir pastabas apie išrinktus pareigūnus. Protokolas paprastai pridedamas prie ataskaitos priedų, aptariamų arba pristatytų per susitikimą.
Įveskite savo organizacijos pavadinimą, o po to - „Metiniai visuotinio susirinkimo protokolai“. Tada įveskite visą susitikimo datą ir laiką bei susitikimo vietą. Vietoje reikės nurodyti konferencijų salės pavadinimą ir vietą, kurioje vyksta susitikimas.
Parašykite preambulę. Naudokite romėnišką skaičių „I“, po kurio eina žodis PREAMBLE, kad supažindintumėte dalyvius. Išvardinkite visus susitikime dalyvaujančius narius, pradedant nuo prezidento. Tada išvardykite pirmininko pavaduotoją, iždininką, sekretorių ir vykdomuosius narius. Šiame skyriuje gali būti naudojami visi vardai arba vardai ir pavardės.
Sąrašas stebėtojus ir atsiprašymus. Jei yra susitikimų dalyvių, kurie nėra pareigūnai ar komiteto nariai, jie gali būti įtraukti į stebėtoją arba atsiprašymą. Jei niekas nepatenka į vieną kategoriją, nurodykite „Nil“.
Pristatykite ankstesnio posėdžio protokolą. Naudokite romėnišką skaičių „II“, po to sekite šio skirsnio IŠANKSTINIO POSĖDŽIO PROTOKOLĄ. Nurodykite visus pasiūlymus, kurie buvo perkelti, komandiruoti ir perkelti į šį posėdį.
Pristatykite susitikimo ataskaitas. Pradėkite šį skyrių naudodami romėnišką skaičių „III“, po to - PRANEŠIMAI. Išvardinkite ataskaitas atskirai kaip priedų elementus.
Įrašykite rinkimų procesą. Naudokite romėnų skaičių „IV“, jei norite nurodyti rinkėjų, atsakingų už grįžtančių pareigūnų, prezidento, viceprezidento, sekretoriaus, iždininko ir kitų išrinktų pareigūnų rinkimus. Kiekvienam kandidatui reikės įtraukti: paskirtą asmenį; kas juos paskyrė; kuris paskyrė kandidatūrą; ir ar kandidatas atmetė arba priėmė kandidatūrą. Tada išrinktas pareigūnas bus nurodytas kaip protokolas.
Įrašykite valstybės tarnautojų rinkimus. Jei renkate viešuosius pirkėjus, turėsite išvardyti kandidato vardą ir asmenis, kurie paskyrė ir paskyrė pareigūną.
Išvardykite visus posėdyje priimtus ar pateiktus pasiūlymus. Pasiūlymas yra balsavimas už arba prieš tam tikrą politiką ar sprendimą ir gali būti pateiktas posėdžio metu. Išvardinkite visas minėtas diskusijas ir nurodykite, ar pasiūlymas buvo priimtas, ar atmetamas.
Įrašykite „Kiti verslo“ elementai. Romėnų skaičiaus „V“ sąraše ir apibendrinkite visas diskusijas ar įvykius, įvykusius susitikime už rinkimų ir įvadų. Įtrauktas sąrašas arba 2–3 sakiniai apie kiekvieną elementą paprastai yra pakankami peržiūrai kitame posėdyje.
Priedo informacijos ir finansinių duomenų sąrašas. Paskutinėje akcininkų susirinkimo protokolo dalyje turi būti išvardyti anksčiau minėti protokolų priedai ir baigti finansinės informacijos santrauką, kurią pateikia iždininkas.
Patarimai
-
Visuotinis akcininkų susirinkimas paprastai rengiamas kiekvienais metais, kad informuotų narius apie praėjusių metų veiklą, o ateinančius metus išrinkti pareigūnus ir pareigūnus. AGM protokolo kopijos gali būti platinamos visiems dalyviams netrukus po susitikimo. Sekretoriui gali prireikti kitame posėdyje pateikti visuotinio akcininkų susirinkimo protokolą.
