Tam tikromis aplinkybėmis organizacijos posėdžių protokolai yra teisinis dokumentas, kurio negalima pakeisti be direktorių valdybos balsavimo. Netinkamai iš dalies keičiant protokolus gali būti panaikinti ar atšaukti balsai, sutartys, nuomos ir kiti susitikimo metu vykdomi veiksmai. Naudokite paprastą procedūrą, kad įsitikintumėte, jog teisingai pakeičiate savo minutes.
Nustatykite, ar protokolas jau oficialiai patvirtintas direktorių valdybos balsavimu, arba jei jie buvo pateikti tik peržiūrai pirmininkui ar vykdomajam komitetui. Protokolo projektai, dėl kurių nebuvo balsuojama valdybos, gali būti keičiami be valdybos balsavimo.
Jei siūlomi pakeitimai atliekami asmeniui ar žmonėms, peržiūrėjusiems minutes prieš minučių einant į visą valdybą, nurodykite norimus pakeitimus. Palyginkite galutinę siūlomą formuluotę su pradžioje pateiktomis minutėmis. Paaiškinkite pakeitimų priežastis. Jei visi sutinka, turite sekretorių pakeisti iš pradžių pateiktas nepatvirtintas minutes.
Jei siūlomi pakeitimai yra daromi, kol taryba dar nepatvirtina ir valdybos posėdyje, naudokite šią procedūrą:
Ar pirmininkas pateikia pasiūlymą patvirtinti posėdžio protokolą. Palaukite, kol pasiūlymas bus komandiruotas. Ar pirmininkas pradeda svarstyti klausimą. Prašyti pakeitimo siūlytojo pateikti savo pakeitimo priežastis. Po diskusijų pakvieskite asmenį, siūlantį pakeitimus, pateikti pasiūlymą iš dalies pakeisti protokolą ir pateikti tikslią pasiūlymų formuluotę. Palaukite, kol pasiūlymas bus komandiruotas. Ar pirmininkas baigia diskusiją ir iškviečia klausimą arba balsuokite. Įrašykite balsavimą, įskaitant tų, kurie pritarė, prieštaravo ir susilaikė.
Jei siūlomi pakeitimai atliekami prieš tai, kai anksčiau buvo patvirtinta valdybos, atlikite tą pačią procedūrą, kad pakeitimų protokolas būtų pirmą kartą pateikiamas valdybos patvirtinimui.
Ar posėdžio protokolo sekretoriui ar asmeniui, kuris posėdžiauja protokolą, prašome padaryti pakeitimus. Dokumento, kuriame pateikiamas protokolo pradžios data, viršuje, atkreipkite dėmesį, kad protokolas dabar iš dalies keičiamas. Įtraukite pakeitimų datą ir protokolo pakeitimo asmens vardą.
