Posėdžių judesių įrašymas yra esminė bet kurios organizacijos valdymo proceso dalis. Užduotis gali būti varginantis, bet labai svarbus. Susirinkimo sekretorius turi pripažinti, kad nėra svarbu įrašyti viską, kas buvo pasakyta, tik tai, kas buvo padaryta ar nuspręsta posėdyje. Pasiūlymai yra ypač svarbūs, nes jie suteikia tvirtą pagrindą vėlesniems veiksmams, ir netgi susitikime dalyvavę žmonės gali grįžti ir pasitarti su protokolais, kad prisimintų, ką jie sutiko daryti.
Įrašykite pagrindinius susirinkimui svarbius duomenis, ypač datą ir dalyvių pavadinimus. Atkreipkite dėmesį į visus, kurie buvo nedalyvaujantys, ir dalyvaujančių balsavimo teisę turinčius asmenis, atstovaujančius tiems, kurie nėra komiteto nariai.
Įrašykite standartines procedūras, kurių laikosi Komitetas, kuris gali apimti tokius elementus kaip ankstesnio posėdžio protokolo patvirtinimas, atidarymo pranešimas (atkreipkite dėmesį, kas pateikė pranešimą, o ne pranešimo turinį) ir pan. Taip pat atkreipkite dėmesį į tai, ar tai buvo reguliariai planuojamas susitikimas, ar tai buvo speciali sesija, sušaukta neįprastam tikslui, pvz.
Pažymėkite judesio pradžią, įterpdami žodį „MOTION“ didžiosiomis raidėmis arba pabraukdami jį, po to nurodydami pasiūlymą pateikiančio asmens vardą (pvz., „MOTION by Colonel Mustard“).
Įrašykite judesį tiksliai taip, kaip buvo nurodyta. Pasiūlymas gali būti pateiktas kursyvu. Jei diskusijos dėl tikslios pasiūlymo formuluotės prieš balsavimą priimamos, neužrašykite diskusijų, pateikite tik tikslią galutinės pasiūlymo versijos kalbą (pvz., Pulkininkas „Mustard“: komitetas nusprendžia oficialiai pareikšti nepasitikėjimą profesoriumi Plum dėl grėsmės Žaliui už žvakidę. ")
Įrašykite balsavimo rezultatus. Komitetai gali nuspręsti įrašyti, kaip visi komiteto nariai balsavo (taip, niekada, susilaikė), skaičius be individualių sprendimų (išlaikytas nuo 5 iki 3), arba tik rezultatas (išlaikytas).
