Kaip sekti mokymą „Microsoft Office“

Mokymas yra bet kurios verslo veiklos pagrindas. Nesvarbu, ar mokote klientų pasveikinimo ir aptarnavimo paslaugas, ar naudodamiesi sudėtingomis technologijomis, įmonės, užsiimančios mokymu, yra efektyvesnės ir produktyvesnės, o klientai aptarnauja geresnes paslaugas nei tie, kurie to nedaro. Kai kurios verslo kategorijos turi teisiškai privalomus mokymo reikalavimus. „Microsoft Office Suite“ turi dvi galimybes mokytis darbuotojų: „Microsoft Excel“ arba „Microsoft Access“. „Excel“ sistemą gali įgyvendinti kiekvienas, turintis pagrindinę skaičiuoklės patirtį. Tačiau prieiga suteikia sudėtingesnius ataskaitų teikimo ir stebėjimo metodus.

„Excel“

Sudarykite mokymo sesijų pavadinimų sąrašą. Naujame skaičiuoklėje įrašykite šias stulpelių antraštes: „Vardas“, „Pavardė“ ir temą arba sesijos pavadinimą kiekviename tolesniame stulpelyje, naudodami tiek, kiek reikia. Taip pat galima pridėti stulpelį darbuotojo skaičiui arba kitam identifikatoriui. Pasirinkite „Print Titles“ komandą iš „Page Setup“ grupės „Riboto lapo“ skirtuko lape ir sukurkite eilutę „Title“. Lauke „Pavadinimo eilutė“ įveskite „$ 1: $ 1“.

Atitinkamuose stulpeliuose įveskite visų darbuotojų vardus ir visus identifikavimo numerius.

Pasirinkite langelį „A1“ ir, laikydami kairįjį pelės mygtuką, vilkite, kad pasirinktumėte visas eilutes ir visus stulpelius, kuriuose bus įvesti duomenys. Skiltyje „Namai“ „Stilių“ grupėje pasirinkite komandą „Formatas kaip lentelė“. Patikrinkite lauką „Duomenų diapazonas“ ir pažymėkite langelį „Mano lentelė turi antraštes“.

Pasirinkite visas eilutes ir stulpelius, į kuriuos bus įvestos mokymo datos. Skirtuke „Namai“ pasirinkite pageidaujamą datos formatą iš „Numeris“ grupės išskleidžiamajame langelyje „Bendra“. Išsaugokite skaičiuoklę.

Įveskite reikiamą datą teisingame stulpelyje ir eilutėje, kai darbuotojas baigia reikiamą mokymą. Naudojant „lentelės“ formatą, rengiant ataskaitas galima surinkti vieną paspaudimą pagal stulpelius. Įrašykite skaičiuoklę po kiekvieno naujo duomenų įvedimo.

Prieiga

Sukurkite naują „Access“ duomenų bazę. Pervardykite „1 lentelę“ kaip „Darbuotojų mokymo įrašą“ arba pageidaujamą alternatyvų pavadinimą. Atidarykite "lentelės dizaino vaizdą" iš "View" grupės "Home" skirtuke. Pirmasis laukas „ID“ yra nustatytas kaip pagrindinis raktas. Prieiga automatiškai suskaičiuos šį lauką arba naudodama „lauko ypatybių“ sritį, galite sukurti kaukę ar kitą formatavimą, kad atitiktų jūsų verslo poreikius, pvz., Pridėkite darbuotojų ID numerius.

Įveskite šiuos laukų pavadinimus ir kitus laukus norėdami gauti norimus duomenis, pvz., „Vardas“, „Pavardė“, „Mokymo tema“ arba „Pabaigos data“. Kiti įrašomi laukai gali būti „Įvertinimai“, „našumas“ ir „Pastabos ar komentarai“. Nustatykite tinkamas duomenų tipo ir formato savybes. Atminkite, kad lauko duomenų tipui „Data“ pasirinkite „Data / laikas“.

Išsaugokite lentelę. Skirtuke „Rodinys“ pereikite prie „Lentelės vaizdas“ skirtuke „Namai“.

Jei norite atidaryti dizaino dialogo langą, skirtuke „Kurti“ pasirinkite „Formų vedlys“ iš grupės „Formos“. Kairiajame stulpelyje pasirinkite kiekvieną norimą „Galimą lauką“ ir pereikite prie stulpelio „Pasirinktas laukas“, paspausdami „>“ mygtuką atskiriems laukams arba „>>“, kad vienu metu būtų perkelti visi laukai. Spustelėkite mygtuką „Kitas“.

Dialogo lange „Išdėstymas“ pasirinkite pageidaujamą formos išdėstymą. Spustelėkite mygtuką „Kitas“. Pavadinkite „Forma“ kitame dialogo lange arba išsaugokite numatytąjį atitikmenį prie lentelės pavadinimo. Nuspręskite, ar priimti vedlio sukurtą formą, ar pakeisti dizainą. Jei pakeisite formą, spustelėkite mygtuką „Kitas“. Jei naudojate numatytąjį dizainą, spustelėkite mygtuką „Baigti“. Išsaugokite formą.

Užpildykite kiekvieno darbuotojo duomenis ir mokymo sesiją, kai informacija yra prieinama. Duomenų įvedimui naudokite „Formos“ vaizdą ir filtruokite duomenis ir sukurkite ataskaitas „Lentelė“. Įrašant duomenis įrašai įrašomi automatiškai.

Patarimai

„Excel“ leidžia atlikti paprastas paieškas ir ataskaitas, pagrįstas tik rūšiavimu. Prieiga leidžia atlikti sudėtingus įrašų tvarkymo ir ataskaitų teikimo būdus, leidžiančius keliems filtrams sukurti darbuotojo, mokymo sesijos ar bet kurio kito lauko ar duomenų pasirinkimo ataskaitas. Prieigos laukų pavadinimai negali turėti tarpų; sukurkite paprastą kalbos antraštę ant galvos ataskaitų stulpelių. Pavyzdžiui, laukelyje „TrainingSessionName“ gali būti parašyta „Training Session“, skirta ataskaitoms.