Dokumentų kontrolės procedūros neturi būti sudėtingos. Iš tiesų sudėtingumas padidina tikimybę, kad dokumentas nebus tinkamai nurodytas. Vadinasi, informacijos tvarkymas yra vienas svarbiausių procesų bet kurioje organizacijoje. Pasitikėjimas elektroninių duomenų korespondencija didina poreikį nuolat atnaujinti duomenų kontrolės ir saugojimo procedūras. Nesugebėjimas išlaikyti tinkamų dokumentų kontrolės procedūrų gali sukelti didžiulę finansinę riziką. Laimei, tobulinant dokumentų valdymo technologijas ir programinę įrangą atsirado naujas gerosios patirties pasaulis.
Nustatyti kritinius procesus
Priskirti kryžminių funkcijų vadovų komandą, kad nustatytumėte svarbiausius procesus, susijusius su duomenų ir informacijos srautu. Stebėkite, kaip duomenys (el. Paštas, klientų apklausos, IRS forma ir tt) iš kliento patenka į duomenų bazės failus. Palyginkite kiekvieną duomenų srauto procesą ir nustatykite bendras arba nereikalingas užduotis. Apibūdinkite visus informacijos procesus, pradedant nuo el.
Sukurti procedūrų vadovą
Procedūros - tiek programinei įrangai, tiek popieriui - turi apibrėžti, kaip dokumentai patvirtinami prieš ir po atnaujinimo. Jie taip pat turėtų išsamiai aprašyti, kaip atnaujinti ir patvirtinti dokumentus. Nurodykite, kaip sistema nustatys pakeitimus, t. Y. Pagal išdavimo datą ar šrifto pakeitimus. Būtinai apibūdinkite dokumento senėjimo sprendimą. Suprasti, kaip išvengti „pasenusių“ dokumentų naudojimo.
Užtikrinti funkcionalumą
Užtikrinkite, kad dokumentai būtų prieinami teisingiems žmonėms, kai jiems jų reikia. Jei konvertuojate į virtualią sistemą, būtinai atidžiai dokumentuokite, kaip bus išsaugotas originalus dokumentas. Galiausiai turite atsarginį sprendimą. Jei pereinate prie automatinės sistemos, naudokite bandomąją strategiją. Po visiško konvertavimo palaukite tris mėnesius prieš sunaikindami ar padarydami popierinius dokumentus.
