Dokumentų valdymo procedūros yra labai svarbios tvarkant mokėtinas sąskaitas faktūras. Jie padės užtikrinti, kad visas sąskaitas už sąskaitas faktūras įrašytumėte į apskaitos apskaitos knygą ir laiku atliktumėte sąskaitas faktūras. Rašytinė mokėtinų sąskaitų tvarkymo procedūra padeda sumažinti apdorojimo klaidas ir išvengti pavėluotų mokėjimų už nesugebėjimą laiku pervesti mokėjimus.
Sąskaitos faktūros data
Asmuo, atsakingas už dienos laiško atidarymą, turėtų užrašyti kiekvieną mokėtiną sąskaitą faktūrą, kuri buvo gauta su dabartinės dienos data. Datos štampavimas leidžia stebėti, kiek laiko reikia, kad jūsų įmonė sumokėtų sąskaitą. Asmuo, pažymėjęs sąskaitą faktūrą, turi pažymėti visus reikšmingus laiko skirtumus tarp sąskaitos faktūros išrašymo datos ir gautos datos. Kad būtų išvengta pavėluotų mokėjimų, gali reikėti, kad sąskaitos faktūros, išsiųstos savaitėmis po kartos, gali būti greitai perkeliamos į mokėtiną sąskaitą.
Įveskite sąskaitą faktūrą
Darbuotojas, atsakingas už išlaidų kūrimą ar tvarkymą, sąskaitoje faktūroje užrašo atitinkamos bendrosios sąskaitos kodą ir sąskaitą faktūrą lygina su likusiu to išlaidų sąskaitos biudžetu. Jei sąskaitos faktūros apdorojimo metu pagrindinės knygos sąskaita bus didesnė už biudžetą, darbuotojas turėtų pateikti paaiškinimą, kaip sąskaitoje faktūroje yra perviršis.
Gauti sąskaitos faktūros patvirtinimą
Vadybininkai yra atsakingi už visų mokėtinų sąskaitų faktūrų, kurios patenka į jų kontrolės sritį, peržiūrą ir patvirtinimą. Vadovas peržiūri sąskaitoje faktūroje nurodytą kodavimą ir tikslumą bei bet kokį biudžeto perviršio paaiškinimą. Tada vadybininkas inicialus ir datą užrašo taip, kad buhalteris žinotų, kad vadybininkas patvirtino sąskaitą faktūrą už apmokėjimą.
Paruoškite čekį
Buhalteris peržiūri sąskaitą faktūrą, siekdamas užtikrinti, kad sąskaitoje-faktūroje būtų pateikti tinkami patvirtinimai ir paaiškinimai dėl perviršio. Buhalteris taip pat dvigubai patikrina kodo faktūrą ir abejoja bet kuriuo klaidingu kodavimu. Kai buhalteris yra patenkintas sąskaitos faktūros patvirtinimu ir kodavimu, jis parengia apmokėjimą.
Verslo patikrinimai turėtų apimti du čekių patikrinimo stulpus: emitento patikrinimo stuburą ir gavėjo čekį. Tikrinimo stubure turi būti nurodyta sąskaitos faktūros data, sąskaitos faktūros numeris ir verslo sąskaitos numeris, jei pardavėjas paskyrė jį. Jei pageidaujama, emitento čekio čekis gali apimti pagrindinės knygos kodavimą. Sudarykite sąskaitos faktūros kopiją savo įrašams ir suskaičiuokite emitento čekio sąskaitą į sąskaitos faktūros viršų. Įrašykite sąskaitos faktūros kopiją, kad būtų patvirtintos išlaidos, kai atliekamas auditas arba atliekami apskaitos tyrimai.
