Efektyvumas yra labai svarbus beveik bet kokiame biure ar verslo aplinkoje. Organizavimas yra įgūdis, kuris bus naudingas bet kuriai biuro aplinkai. Vienas dalykas, kurį galbūt norėsite patobulinti, net jei pastebėsite, kad esate bendrai organizuotas, yra dokumentų rinkimo ir priežiūros procedūros. Jūs galite praleisti valandas ieškant svarbių dokumentų, jei nėra įdiegtos sistemos jų valdymui. Labai svarbu turėti galimybę gauti reikalingus dokumentus, kai esate spaudžiamas. Nors kai kuriose darbo vietose gali būti faktinių fizinių failų, didžioji dalis dokumentų padavimo vyksta kompiuteryje.
Pavadinimas
Pavadinkite visus failus ir aplankus nuosekliai. Nenurodykite kai kurių iš jų pagal datą ir kitus pagal projekto pavadinimą. Įsitikinkite, kad kiekvienos konkretaus projekto bylos pavadinime yra kažkas unikalaus projekto. Sukurkite pagrindinio projekto aplanką su lengvai atpažįstamu pavadinimu. Padalinkite šį aplanką į poaplankius su aiškiais pavadinimais, kuriuos galite naudoti norinčiųjų sąrašo sąraše.
Taupymas
Panašius dokumentus saugokite kartu. Jei dirbate su konkrečiu projektu, išsaugokite visus dokumentus tame pačiame pagrindiniame kompiuteryje. Tai efektyviau ir logiškiau nei visų skaičiuoklių ar visų grafikų saugojimas įvairiose vietose. Kai sukraunate informaciją, vienu paspaudimu nuvyksite į projektą.
Turinys
Prieš pradėdami dokumentų pateikimą, peržiūrėkite turinį. Neišsaugokite visos jums siunčiamos informacijos. Tai reikštų daugiau laiko ieškant nereikalingų dalykų vėliau. Jei dokumentas yra susijęs su jūsų konkrečiu projektu, išsaugokite jį. Jei ne, pašalinkite jį iš kompiuterio.
Būsena
Atskirkite dokumentus, kurie yra vykdomo darbo dalis, iš dokumentų, kurie yra baigti darbą ir yra išsaugoti tik informaciniais ir įrašų tikslais. Panaudokite savo aplankų sistemą. Išsaugokite dabartinius dokumentus lengvai pasiekiamoje vietoje, pvz., Kompiuterio darbalaukyje. Baigę darbą, perkelkite jį į projekto aplanką, kuriame saugote užbaigtą darbą. Pritaikykite šį metodą, kad jis atitiktų jūsų verslą.
