Įrašymas yra senas, todėl lengviau rasti dokumentus. Šie dokumentai gali apimti laiškus, pranešimus, finansinius įrašus, ataskaitas ir kitas korespondencijos formas. Siekiant nuoseklios ir veiksmingos registravimo sistemos, turite naudoti tinkamas procedūras. Net ir šiandieniniame elektroniniame amžiuje įmonės ir namų biurai vis dar turi tvarkyti popierinius failus.
Kategorijos
Grupuokite failus į kategorijas. Pagrindinė kategorija bus pagrindinė antraštė, atspindinti visas kitas bylas, kurios bus įdėtos į jį (subkategorijos). Priklausomai nuo kategorijos apimties, jis gali apimti visą dėžės stalčių stalčių. Pavyzdžiui:
Kategorija: Darbo užmokesčio registrai 2014 Subkategorijos: Darbo užmokesčio registras 2014 m. Sausio mėn. Darbo užmokesčio registras 2014 m. Vasario mėn
Tęsti savo subkategorijas iki metų pabaigos. Jei jūsų kategorija užpildys visą stalčių, užrašykite etiketę ir padėkite ją į stalčiaus išorę; pažymėkite savo subkategorijų aplankus ir įdėkite juos į stalčių. Naudokite kabaninius aplankus savo kategorijoms, kai turite keletą kategorijų vieno stalčiaus ir įdėkite pažymėtus subkategorijos failų aplankus į juos.
Paraiškų teikimo taisyklės
Dvi pagrindinės paraiškų pateikimo taisyklės yra abėcėlės ir datos. Atliekant abėcėlę, byla pagal abėcėlės raidę. Jei norite pateikti datą, pateikite naujausius failus. Yra keletas taisyklių abėcėlės tvarka.
Pateikiant vardą, bylą pagal pirmąją raidę (t. Y. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Kai vardas yra identiškas, byla antrajame laiške (t. Y. Ace, Adele, Angie, rugpjūčio mėn.).
Failas pagal pavardę (t. Y. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Pradedant bylą, kai pavardės yra identiškos (t. Y. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Naudokite pirmąjį priešdėlį, kai pavardėje yra prefiksas (t. Y. De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Įrašykite pirmąją pavardę, kai yra du (t. Y. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
„Mac“, „Mac“, „M“ failai kaip „Mac“; Šv. ir Šv. (pvz., MacIntyre, McKnight, M'Clever arba Šv. Pauliaus, Šv. Marijos).
Failų priežiūra
Kai jūsų registravimo sistema yra tvarkinga, turite ją išlaikyti. Turėti visus paduodamus dokumentus; nelaikykite jų gulėti aplink. Neišpakuokite aplankų ar stalčių failais; tai apsunkina jų ištraukimą. Pabandykite padaryti bent vieną kartą per dieną. Jei valdote mažą įmonę, tai atlikite kartą per savaitę. Jei turite failų, kurie yra naudojami, naudokite jiems naujus failus. Į perdirbimo konteinerį arba smulkintuvą įdėkite nepageidaujamą popierių. Jei jūsų failai yra konfidencialūs, visada atminkite, kad užrakinti stalčius.
