Politika ir procedūros yra reikalavimai daugumai organizacijų. Daugelis turi rašyti šiuos dokumentus, nes jie turi laikytis taisyklių, pvz., Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO). ISO yra standartų grupė, orientuota į kokybės užtikrinimo gerinimą. Vienas iš labiausiai paplitusių organizacijų ir procedūrų pavyzdžių yra standartinė veiklos procedūra (SOP).
Politika
Politika nustato taisykles, kurias bendrovė įgyvendins visoje organizacijoje ar departamente. Pavyzdžiui, bendrovė turi slaptažodžių politiką. Tai gali reikšti, kad darbuotojai turi keisti slaptažodžius kas 60 dienų. Taisyklėje taip pat gali būti nurodyta, kad sistema informuos darbuotojus apie 14 dienų iki jų slaptažodžių galiojimo pabaigos. Politika turi būti aiški, glausta ir nuosekli. Juose taip pat bus akronimų. Rašytojas turėtų juos išdėstyti pirmą kartą, kai jie bus naudojami, ir tada naudokite akronimus visose kitose politikos srityse.
Procedūros
Procedūros įgyvendina politiką. Procedūros suteikia išsamią informaciją, pavyzdžiui, žingsnis po žingsnio, kaip atlikti užduotis. Procedūros pavyzdys būtų naujų tinklo paskyrų kūrimas. Pirmasis žingsnis gali būti vadovas, turintis užpildyti naują nuomos formą. Ši forma gali pareikalauti, kad valdytojas pateiktų informaciją, pvz., Naują nuomos pavadinimą, pareigų pavadinimą ir skyrių, kuriame bus sukurta nauja nuoma. Tada valdytojas pateikia formą IT skyriui. Tada tinklo administratorius turės atlikti procedūras, kurių turi laikytis. Tai gali apimti el. Pašto ir tinklo paskyros nustatymą ir saugumo ženklo sukūrimą. Procedūros turi būti lengvai sekamos. Svarbu nepamiršti, kad procedūros per tam tikrą laikotarpį keičiasi. Todėl bendrovė turėtų juos peržiūrėti bent kartą per metus. Ji turėtų paskirti asmenį atnaujinti procedūras. Kaip ir politika, procedūros turi būti nuoseklios, glaustos ir tikslios.
SOP
SOP reiškia „Standartinė veiklos procedūra“. Šio tipo dokumente aprašoma, ką daro organizacija ir jos padaliniai. Be to, jame paaiškinami darbuotojų vaidmenys ir atsakomybė. Tuomet SOP paprastai apima kiekvienos departamento politiką ir procedūras. Pavyzdžiui, ši politika apims techninės įrangos pirkimo taisykles. Tada procedūra suteiks žingsnis po žingsnio instrukcijas, kaip įsigyti techninę įrangą. Nors SOP daugiausia susideda iš teksto, geras turėtų apimti organizacines schemas, diagramas, diagramas ir darbo eigą.
