Verslo procesų žemėlapių sudarymas verslo lyderiams suteikia galimybę paaiškinti, kaip faktiškai vykdomi procesai. Ji atskleidžia tokias problemas kaip kliūtys ir skirtumai, kaip procesą atlieka skirtingos grupės ar asmenys. Lyderiai taip pat gali išsiaiškinti, ar būdas, kuriuo procesas iš tikrųjų padaryta, skiriasi nuo to, kaip jis turėtų būti daromas. Proceso žemėlapio kūrimas, taip pat vadinamas „schema“, yra pagrindinis „Six Sigma“ proceso valdymo ir tobulinimo komponentas, tačiau jis gali būti naudingas net ir be „Six Sigma“ sistemos.
Surinkite informaciją iš asmenų, kurie faktiškai atlieka procesą apie tai, kaip tai daroma. Būtinai išsiaiškinkite, ar skirtingi veiksmai skirtingomis aplinkybėmis ar skirtingiems žmonėms skiriasi. Sutelkti dėmesį į tai, kaip šiuo metu vyksta procesas, o ne į tai, kaip tai turėtų būti padaryta.
Nuspręskite, kokio tipo žemėlapis sukuriamas. Pagrindinės veiklos srautų schema rodo proceso eigą, įskaitant sprendimų priėmimo taškus, o diegimo schemoje taip pat aiškiai pavaizduota įvairių grupių ar žmonių dalyvavimas. Pastaruoju atveju sukurkite stulpelius kiekvienam asmeniui arba grupei ir kiekvieną žingsnį nurodykite atitinkamame stulpelyje, nurodydami, kas atlieka žingsnį.
Pradėkite savo verslo procesų žemėlapį piešdami ovalo formos arba suapvalintą stačiakampį, standartinį pradžios taško simbolį. Už veiklos srauto schemą atkreipkite pradinį tašką viršutiniame kairiajame popieriaus ar programinės įrangos puslapio puslapio kampe. Įdiegimo diagramoje atkreipkite jį į atitinkamo stulpelio viršų.
Pažymėkite pradinį tašką frazėmis, nurodančiomis, kad tai yra pradinis taškas, pvz., „Skambučiai ateina“ arba net „Pradėti“. Kiekvienas jūsų veiksmas bus pažymėtas tokiu būdu ir turėtų apimti veiksmažodį, kuris atspindi atliktą veiksmą.
Sukurkite kiekvieną proceso etapą piešdami stačiakampį ir pažymėdami jį. Kiekvienas žingsnis turėtų turėti savo atstovavimą. Jei norite prijungti daugiau nei vieną veiksmažodį ar veiksmą, ne sujunkite vienos formos veiksmus, naudodami žodį „ir“.
Prijunkite veiksmus su rodyklėmis, rodančiomis proceso srauto kryptį. Tai gerai, jei jūsų žemėlapis apvynioja kelias eilutes, kad tilptų į puslapį; rodyklės parodo srautą, nepaisant fizinio žingsnių išdėstymo.
Bet kuriuo metu naudokite deimantų formą, kad atstovautumėte sprendimo taškui. Kitas žingsnis priklauso nuo konkrečios aplinkybės. Pavyzdžiui, internetinės pirkinių krepšelio proceso žemėlapis turėtų sprendimo tašką, kuris atspindėtų kliento pasirinkimą mokėti kredito kortele arba naudojant „PayPal“.
Nurodykite žingsnius, kurie seka sprendimo tašką kurdami stačiakampius simbolius ir juos pažymėdami ir įtraukdami rodykles, kad būtų rodomas proceso srautas. Pažymėkite kiekvieną rodyklę, vedančią iš sprendimo taško, kad išsiaiškintumėte sąlygą, kuri veda prie to kelio. Mūsų dabartiniame pavyzdyje naudokite etiketę „PayPal“ vienai rodyklei ir „kredito kortelę“ kitai.
Paskutinis žingsnis, nurodantis proceso pabaigą, pridėkite paskutinę ovalo formos arba apvalią stačiakampio formą, pavadintą „Baigti“.
Peržiūrėkite savo proceso žemėlapį, kad įsitikintumėte, jog jis tinkamai skaitomas. Taip pat turite keletą asmenų, kurie atlieka procesą, kad įsitikintų, jog jis tiksliai vaizduoja tai, ką jie daro.
Patarimai
-
Tokios programos, kaip „Microsoft Visio“, turi specialių funkcijų kuriant procesų žemėlapius, tačiau gali būti naudojamos ir kitos grafikos programos arba „PowerPoint“. Kai pirmą kartą surenkate informaciją apie procesą, užrašykite kiekvieną žingsnį ant mažos lipniosios pastabos ir tada surinkite juos, kad būtų rodomas proceso srautas. Šis metodas gali būti paprastesnis nei bandymas sukurti proceso žemėlapį iš karto iš pat pradžių. Jei jūsų procesas yra susijęs su daugybe perleidimų tarp grupių ar asmenų, galbūt norėsite naudoti diegimo schemą, kad būtų aiškiai parodyti įvairių šalių dalyvavimas.
