Kaip sukurti virtualų biurą. Pasaulinėje aplinkoje darbo vietose nėra jokių apribojimų su visame pasaulyje esančiais darbuotojais. Didėjant nekilnojamojo turto kainoms, virtualus biuras tapo patraukliu reiškiniu daugeliui verslininkų. Įmonės gali būti įsikūrusios tam tikroje vietoje, tačiau darbuotojai vykdo kasdienius biuro reikalus iš įvairių vietų, tokių kaip viešbutis, kavinė ar namai.
Nuspręskite savo virtualaus biuro verslo adresą. Tai gali būti pašto dėžutės numeris arba galite naudoti „CMRA“ („Commercial Mail Receiving Agency“) pašto dėžutės paslaugą, kad gautumėte įmonės skambėjimo adresą.
Pažvelkite į savo ryšio galimybes. Yra keletas pasirinkti, ar jos el. Laiškai, mobilieji telefonai, internetiniai forumai, tiesioginiai pranešėjai, VoIP ir kt.
Paruoškite pasirinktą virtualiosios biuro vietą, kurioje galėsite įdiegti. Patalpinkite vietą ir sukurkite darbo atmosferą taip, kaip norite. Įsitikinkite, kad yra pakankamai vietos reikalingos elektronikos, pvz., Kompiuterių, fakso aparatų ir telefono linijų, įrengimui.
Įdiekite reikiamą programinę įrangą savo kompiuteriuose, priklausomai nuo jūsų poreikių. Kai kurios programos yra specialiai sukurtos interneto konferencijoms, pristatymams, susitikimų planavimui ir pan. Taip pat gera idėja pasirinkti patikimą antivirusinę programą, kad apsaugotumėte kompiuterį nuo atakos internete.
Kreipkitės į telefono ryšio paslaugų teikėją ir gaukite modernią telefono sistemą su interaktyviu balso atsako (IVR) įrenginiu, kad galėtumėte valdyti skambučius be jūsų vietos. Jų įmontuota technologija pasiekiama už prieinamą kainą ir jie ima tik už faktinį naudojimą.
Sukurkite intraneto priemonę, kurią naudos tik įmonės darbdaviai, kad galėtų perduoti informaciją, gyvybiškai svarbius ryšius, failus ir dokumentus arba eiti į virtualųjį privatų tinklą (VPN), kad perduota medžiaga būtų visiškai konfidenciali. Stebėkite, kas prisijungia prie jūsų organizacijos duomenų bazės, saugodamas įėjimo, išėjimo ir prieigos informacijos žurnalus.
Suplanuokite savo oficialius susitikimus su kolegomis, klientais ar kitais virš puodelio kavos vietoje, kuri tinka visiems. Jei visi jūsų kontaktai negali fiziškai būti ten, galite susieti ryšį naudodami interneto kameras, mobiliuosius telefonus ir momentinius pranešimus.
Įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai reguliariai pateikia laiko apskaitos žiniaraščius, kad užregistruotų savo darbo valandų skaičių. Sistemingai peržiūrėkite šiuos laiko apskaitos žiniaraščius, atsižvelgiant į numatomas valandas, reikalingas tam tikroms užduotims atlikti, siekiant išlaikyti neproduktyvų patikrinimo laiką.
Patarimai
-
Daugybė verslo programų yra „liukso numeriai“, kuriuose yra daugelis programų, reikalingų virtualiam biurui sukurti ir dar daugiau. Kai kurie populiarūs apartamentai yra „Microsoft Office“, „Lotus“, „Corel“ ir „AppleWorks“. Jei turite biudžetą, aprūpinkite savo darbuotojus būtinais reikmenimis, pvz., Nešiojamuoju kompiuteriu, „Wi-Fi“ mobiliuoju telefonu, VoIP ir kita įranga. Tada jūs ir jūsų darbo jėga gali būti veiksmingai prijungti.
Įspėjimas
Reguliariai darykite atsargines duomenų kopijas, kad būtų išvengta visiško kasdienio verslo susilpnėjimo, jei sistema sugenda. Tai iš tikrųjų gali būti nuoširdus scenarijus.
