Jūs nesate pirmasis verslo profesionalas, kuris apmąstytų, kaip geriausiai tvarkyti konfidencialią faksimilinę transliaciją. Pažymėkite jį „konfidencialiai“ ir galite nenorėti pakviesti smalsumo ir invazijos į asmens privatumą. Praleiskite ir pasekmės gali būti dar blogesnės. Abiem klausimais atkreipkite dėmesį į tai, kad faksogramos viršelio lape pažymėkite faksu kaip „konfidencialią“. Tada į akių išjungimo įspėjimą įdėkite kai kuriuos dantis, parašydami konfidencialią poraštės lapo lapo dalį.
Sukurkite naują tekstą teksto apdorojimo programoje su 1 colių paraštėmis. Įdėkite savo įmonės logotipą, jei reikia, puslapio viršuje.
Žodį „Konfidenciali“ puslapio viduryje užrašykite paryškintomis raidėmis. Didžiosios raidės, skirtos pabrėžti. Po greitu atpažinimu, po centru ir centru, įterpkite žodžius „Fax“, „Fax cover sheet“ arba „Fax transmittal“.
Kairėje viršelio pusėje įrašykite „Data:“ „Laikas:“ ir „Puslapių skaičius, įskaitant viršelį:“. Atskirose eilutėse užrašykite du kartus ir parašykite „Adresatas:“ „Fakso numeris“ ir „Telefono numeris:“. Dar kartą padalinkite ir parašykite: „Siuntėjas:“ „Fakso numeris“ ir „Telefono numeris:“ atskirose eilutėse. Fakso ir telefonų numerių įtraukimas yra protingas būdas padengti savo bazes, ypač jei faksograma prarandama, netinkama arba niekada nepasiekia. Jei numeris yra neteisingas arba perkeliami du numeriai, galite pataisyti būsimų fakso siuntimų klaidą.
Suasmeninkite faksogramos viršelio lapą su skyriumi, kuris atitinka jūsų verslo poreikius. Pavyzdžiui, jei reguliariai siunčiate faksogramas į tą patį asmenį ar skyrių, galite padaryti langelį su antrašte „Maršruto informacija“ arba „Kiti veiksmai“. Arba atidarykite savo parinktis, sukurdami skyrių „Komentarai“, kad galėtumėte pateikti -įrašykite pastabą ar instrukcijas, pvz., „Skambinkite iš karto, kad patvirtintumėte šios faksogramos gavimą.“
Fakso viršelio apačioje parašykite poraštės pranešimą. Panašiai kaip ir konfidencialus įspėjimas, kurį matote kai kuriuose el. Laiškuose, šis pranešimas turėtų būti toks, kad faksograma: yra konfidenciali; skirtas tik adresatui; ir yra informacijos, kurios „atskleidimas, kopijavimas, naudojimas ar platinimas“ yra draudžiamas. Ji taip pat turėtų prašyti, kad siuntėjas būtų informuotas apie klaidingą gavimą - dar viena gera priežastis pateikti telefono numerį fakso viršelio viršuje.
