Kiekvienas gali džiaugtis užimta, aukšto lygio vadovu, sėdinčiu už didelio stalo, nesukeldamas tiek daug popieriaus - jau nekalbant apie dulkių dėmę. Atvaizdai yra nepatikimi, nes tikėtina, kad tokia vykdomoji valdžia yra tokia pat įtempta, kaip ir jūs, bet jis rado būdą organizuoti savo darbo krūvį. Taip pat galite, kol sukuriate sistemą, kuri jums tinka. Tai gali reikšti kai kurių „išbandytų ir teisingų“ metodų taikymą atleidžiant kitus.Kaip ir aukšto lygio vadovė, nepamirškite, kad jūs esate atsakingas ir kad jums reikia kontroliuoti savo darbo krūvį, kol jis nekontroliuoja jūsų.
Sukurkite elektroninę ir popierinę rinkmenų sistemą, kad galėtumėte nedelsiant atsisakyti informacijos, kai tik atliksite peržiūrą. Daugelis verslo specialistų yra „pagrindiniai stackers“, o tai reiškia, kad jie linkę kaupti popieriaus krūvą, kuri galiausiai juos užvaldo. Prisiimkite įsipareigojimą dirbti su projektu, o tada, kai tai padarysite, nedelsdami atsiųskite jį. Jei naudojate popieriaus rinkmenas, sukurkite spalvų koduotą failų sistemą, kurioje kiekviena spalva reiškia jums reikšmingą pranešimą. Pvz., Įdiegti trijų spalvų hierarchijos sistemą, kurioje žalia reiškia „aukšto prioriteto“, geltona reiškia „vidutinio prioriteto“ ir raudonos spalvos reiškia „žemą prioritetą“. Arba, jei norite sumažinti savo darbastalio failų skaičių, naudokite dviejų spalvų sistemą. Atlikite tą pačią logiką, kad sukurtumėte kompiuterio rinkmenų sistemą.
Sukurkite kasdieninį darbų sąrašą ir saugokite jį visuomet, kad galėtumėte susikoncentruoti ir sekti. Užpildykite užduotis, kai jas užbaigiate. Taip pat visada palaikykite kalendorių su jumis, prireikus kryžminę nuorodą. Kiekvienos dienos pabaigoje ir kiekvienos naujos dienos pradžioje peržiūrėkite savo darbų sąrašą, kad įtvirtintumėte savo kasdienius įsipareigojimus.
Nustatyti terminus ir terminus kiekvienai iš šių užduočių, būdami optimistiški, bet ir realūs. Būkite ypač budrūs dėl laiko, skirto skaityti ir atsakyti į el. Laiškus, nes neįtikėtinai lengva įsiurbti į daug laiko atimantį „el. Pašto sūkurį“. tada nuspręsti, ar tinkamai reaguoti.
Pradėkite skambučius ir susitikimus su jų trukmės įvertinimu ir stebėkite laikrodį ir laikykitės plano. Žmonės gerbs jūsų drausmę, jei pasakysite kažką panašaus: „Kaip žinau, kad mes visi esame užsiėmę, pabandykite viską stengtis išlaikyti šį pokalbį ar susitikimą iki 30 minučių.“
Nustatykite ribas bendradarbiams, kurie gali pabandyti jus įsitraukti į ilgą pietus ar užsitęsusį pokalbį apie savo siaubingą aklavietę prieš naktį. Nors tam tikra socialinė sąveika yra svarbi bendradarbių tarpusavio santykių kūrimui, būkite atsargūs, kad jis nepasitrauktų iš rankų ir į savo kitaip gerai struktūrizuotą darbo dieną išmeskite.
Persvarstykite daugiafunkcinį darbą. Galbūt manote, kad kalbėjimas telefonu, el. Laiško rašymas ir rinkodaros pasiūlymo peržiūra leidžia jums būti super darbuotoju, bet iš tikrųjų jūs galite išsklaidyti savo dėmesį ir vietoj to priešintis. Jei turite, priversti save sutelkti dėmesį į vieną užduotį vienu metu ir palyginti rezultatus su daugiafunkciniu darbo organizavimo režimu.
Įvertinkite savo dabartinį darbo krūvį prieš sutikdami prisiimti naujas pareigas. Nors daugelis darbuotojų mano, kad tokiems prašymams jie turėtų priartėti ir niekada nesakyti, atidžiai apsvarstykite, ar turite laiko užduotims atlikti ir ar jie gali būti atlikti pagal savo aukštus standartus.
Pasikonsultuokite su savo vadovu, kad įsitikintumėte, jog esate tinkamu keliu ir planuojate organizuoti savo biuro darbo krūvį. Peržiūrėkite savo „veiksmų planą“ ir paprašykite atsiliepimų.
