Grynųjų pinigų kontrolė jūsų įmonėje apima kruopščią buhalterinę apskaitą ir saugumą. Remiantis JAV smulkaus verslo administravimo duomenimis, grynųjų pinigų operacijos yra mažiau susijusios su sukčiavimu, mokesčiais, laukimo laikotarpiais ir mokėjimų klaidomis. Neigiama kontrolė grynaisiais pinigais gali pritraukti didesnį IRS ir darbuotojų bei kitų nusikaltimų tyrimą. Taikant kelis vidinio grynųjų pinigų kontrolės metodus, galima sumažinti riziką.
Vertinimo darbuotojai
Pinigų kontrolė prasideda nuo žmonių. Darbuotojai, tvarkantys pinigus arba pinigų ekvivalentus, įskaitant čekius ir kredito kortelių lapelius, turėtų būti kruopščiai tikrinami. Bausmių patikrinimai, narkotikų tikrinimas ir ankstesnio darbo patikrinimas gali būti tikrinimo proceso dalis. Remiantis „Journal of Management and Marketing Research“ pranešimu apie nusikalstamumo poveikį verslui, „foniniai patikrinimai taip pat turėtų apimti ataskaitą apie kredito istoriją, nes kai kurie darbuotojai gali kreiptis į įmonių lėšų grobimą, kai dėl narkomanijos, svetimavimo, azartinių lošimų ar medicininių išlaidų atsiranda finansinis spaudimas atrodo neįveikiama. “
Operacijų dokumentavimas
Grynųjų pinigų operacijų gavimas leidžia tiksliai atlikti buhalterinę apskaitą ir patenkinti IRS, sukuriant tai, ką JAV prekybos departamentas vadina „neginčijama audito seka“. Skaičiuojamos dviejų dalių kvotos yra idealios, nes leidžia klientui pateikti vieną kvito kopiją savo klientui ir laikykite kitą kopiją savo įrašams. Reguliarus kasos aparatų skaičiavimas gali padėti užtikrinti tikslumą. Spausdinimo skaičiuoklės ir gavimo knygos taip pat gali būti naudingos dokumentuojant grynųjų pinigų operacijas.
Atskyrimo pareigos
Dalis vidinio grynųjų pinigų kontrolės yra daugiau nei vieno asmens, atsakingo už grynųjų pinigų operacijų auditą, pateikimas. „Yale“ universiteto nustatytose muitų atskyrimo taisyklėse reikalaujama, kad nė vienas asmuo nebūtų atsakingas tik už pradinių grynųjų pinigų operacijų tvarkymą, apskaitos tvarkymą, likučių suderinimą, grynųjų pinigų vežimą ar deponavimą ir buhalterinės apskaitos patvirtinimą. Pasak „Yale“ universiteto, „Kai šių funkcijų negalima atskirti, reikia atlikti išsamią susijusių veiklos priežiūros kontrolę kaip kompensacinę kontrolę“.
Grynųjų pinigų užtikrinimas
Vaizdo kamerų diegimas ir lašų seifų naudojimas pinigams saugoti yra grynųjų pinigų apsaugos taškuose, kuriuose vykdomi sandoriai. Vieno darbuotojo ir vieno vadovo paskyrimas kartu su savo verslo saugumu arba banko indėlių tvarkymu yra metodas, padedantis apsaugoti pinigus iki tranzito ir jo metu. Grynųjų pinigų įplaukų suderinimas su banko indėlių įrašais kasdien ir kas mėnesį peržiūrint bendrą įmonės buhalterinę apskaitą yra būdai, kaip stebėti akcijas dėl vidinių grynųjų pinigų įrašų ir užkirsti kelią IRS problemoms.
IRS patarimas
Pagal IRS „Jei per 12 mėnesių laikotarpį iš vieno pirkėjo gausite daugiau nei 10 000 JAV dolerių grynuosius pinigus iš savo prekybos ar verslo sandorio, turite apie tai pranešti Vidaus pajamų tarnybai (IRS) ir Finansinių nusikaltimų vykdymo tinklas (FinCEN) 8300 formoje. “Įmonės turi 15 dienų nuo vienos grynųjų pinigų operacijos, kuri yra 10 000 JAV dolerių ar daugiau, gavimo dienos, į„ 83S “formą su IRS.
