Pinigai yra daugiau nei tik monetos ir valiuta verslo pasaulyje. Ji taip pat apima čekius, kredito kortelių operacijas ir pinigų pavedimus. Naudodami geriausios praktikos metodus, kaip tvarkyti grynuosius pinigus, padedate sumažinti klaidas ir užtikrinti atskaitomybę, net jei tvarkomas grynųjų pinigų kiekis yra mažas. Sukūrę ir įgyvendindami grynųjų pinigų tvarkymo kontrolę, galite sukurti veiksmingą išeinančių mokėjimų ir gautų pinigų valdymo procesą.
Grynųjų pinigų atskaitomybė
Stebėkite asmenis, kurie turi prieigą prie įmonės pinigų, ir atkreipkite dėmesį į kiekvieno asmens grynųjų pinigų tvarkymo pareigas. Turėtumėte žinoti, kur visada yra jūsų įmonės pinigai, ir galėsite atsekti pažeidimus su konkrečiais asmenimis. Tai galite pasiekti užtikrindami, kad kiekvienas mokėjimas būtų išduotas ir užregistruotas grynaisiais pinigais, suteikiant kiekvienam klientui gavimą ir dokumentuojant visus pervedimus. Vadovas visada turi patvirtinti negaliojančius ar grąžintus sandorius ir patikrinti grynuosius pinigus.
Atskyrimas nuo muitų
Kai vienas ar du yra atsakingi už grynųjų pinigų tvarkymą, yra didesnė sukčiavimo rizika. Atskyrus grynųjų pinigų tvarkymo pareigas tarp kelių asmenų, vienas asmuo negali kontroliuoti grynųjų pinigų tvarkymo proceso. Ar skirtingi asmenys registruoja piniginius mokėjimus į buhalterinę apskaitą, gauna pinigus, deponuoja lėšas, suderina mokėjimus grynaisiais pinigais buhalterijos įrašuose ir apmokėjo sąskaitas. Atskyrus grynųjų pinigų tvarkymo pareigas, kiekvienas asmuo atsiskaito kitiems pinigų tvarkymo procese.
Grynųjų pinigų susitaikymas
Kai turite pinigų suderinimo praktiką, galite patvirtinti, kad darbuotojai teisingai užregistravo grynųjų pinigų operacijas ir turi patikrinimų bei balansų sistemą. Bent jau kas mėnesį turėtumėte patikrinti savo banko išrašus pagal savo grynųjų pinigų įplaukas ir indėlius. Kartu su grynųjų pinigų mokėjimais, kai tik juos gausite, kasdien suskaičiuokite ir subalansuokite grynųjų pinigų įplaukas ir palyginkite visas įplaukas su indėlių lapeliais. Be planuojamo mėnesinio pinigų susitaikymo, kiekvieną mėnesį atlikite netikėtą buhalterinės apskaitos dokumentų patikrinimą.
Saugumas
Kai verslas tvarko grynuosius pinigus, svarbu saugoti pinigus ir darbuotojus. Kad apsaugotumėte savo finansinį turtą, prieš atlikdami darbo pasiūlymus visada atlikite būsimų darbuotojų patikrinimus. Visada saugokite pinigus saugioje vietoje ir išsamiai aprašykite savo grynųjų pinigų tvarkymo politiką darbuotojų vadove. Apribokite kuo mažiau žmonių, turinčių prieigą prie grynųjų pinigų, ir suteikite patvirtintam personalui tik slaptažodžius ir derinius. Kiekvienais metais arba kai darbuotojas, kuris tvarko grynuosius pinigus, išeina iš įmonės, pakeiskite visus derinius ir slaptažodžius. Kai darbuotojas skaičiuoja grynuosius pinigus, ji turėtų tai padaryti toje vietoje, kurią visuomenė ar klientai negali matyti. Naudodami pinigus iš vienos vietos į kitą, kaip ir užstatą, arba jei jūsų verslas turi didelį miestelį, naudokite bičiulių sistemą. Visada mažinkite grynųjų pinigų sumą savo versle per naktį, kad gaisro ar vagystės atveju jums nepatektų didelių nuostolių.
