Dokumentacija yra asmeninio, finansinio ir bendrojo duomenų rinkimo pasaulio kasdienio gyvenimo dalis, todėl yra tinkama, kad periodiškai būtų atliekami dokumentų tvarkymo metodai. Auditas parodo, kokių priemonių įgyvendinamos, metodus, kuriuos reikia keisti, ir būdus, kaip atlikti tokius pakeitimus.
Viešųjų pirkimų procedūra
Organizacija turėtų periodiškai tikrinti, ar laikomasi savo dokumentų pirkimo tvarkos. Auditas gali parodyti, ar organizacija šiuo metu turi dokumentacijos tvarkymo metodą, ar būtini dokumentai yra patvirtinti įgaliotojo personalo ir kaip tvarkomi dokumento pakeitimai. Ši audito dalis taip pat gali parodyti, kaip yra prieinami dokumentai.
Dokumentų saugojimas
Dokumentai gali būti saugomi kaip popieriniai arba kompiuteriniai failai. Auditas gali parodyti, ar įrašų saugojimo sistemos yra sukurtos pagal organizacijos poreikius. Audito metu taip pat turėtų būti parodoma, kiek laiko saugomi ir popieriniai, ir kompiuteriniai dokumentai. Auditas turi nustatyti, ar dokumentai yra geros būklės ir apsaugoti nuo sugadinimo, sugadinimo ar praradimo.
Dokumentų aprašymas
Auditas turėtų patikrinti, kaip dokumentai aprašyti organizacijos registravimo sistemoje. Dokumentacija gali būti nurodyta pagal pavadinimą, numerį arba aprašomąją formą. Dokumentas gali turėti trumpą, atitinkamą aprašymą, kad būtų lengviau rasti. Auditas turėtų parodyti, ar dokumentai sistemingai pateikiami pagal versijos numerį ir peržiūros datą.
