Norint tinkamai surengti susirinkimo protokolus, reikia daug organizavimo ir dėmesio detalėms. Kadangi posėdžių protokolai dažnai tampa teisiniais dokumentais, svarbu tiksliai apibendrinti diskusijas. Padarykite atsarginę kopiją ir saugokite ją saugioje vietoje, o atitinkamoms šalims platinkite papildomas kopijas. Praktikoje posėdžių protokolus galima lengvai ir tiksliai dokumentuoti.
Elementai, kurių jums reikės
-
Nešiojamas kompiuteris
-
Tekstų apdorojimo programinė įranga
-
Susitikimo darbotvarkė
-
Roberto darbo tvarkos taisyklių kopija
Susitikimo protokolų dokumentavimas
Atvyksta anksti, kad jūsų kompiuteris būtų sukurtas ir pasiruošęs eiti. Atkreipkite dėmesį į dalyvių datą, laiką, vietą ir sąrašą. Įrašykite kuo daugiau posėdžių diskusijų, kaip įmanoma jūsų rašymo greičiui. Nesijaudinkite dėl rašybos ar gramatinių klaidų. Jei praleidote svarbų žingsnį, pvz., Judėjimo ar veiksmo elemento, tai yra gerai paprašyti susitikimo dalyvių paaiškinti formuluotę. Kartais išsaugokite dokumentą, kad būtų išvengta duomenų praradimo.
Redaguokite savo posėdžio protokolą kuo greičiau po susitikimo, kai jūsų diskusijos atmintis vis dar šviežia. Ištaisykite visas rašybos ar gramatikos klaidas ir užtikrinkite, kad formatavimas būtų nuoseklus visame dokumente. Įterpti „juodraščio“ vandens ženklą, kad skaitytojai praneštų, jog protokolai dar nėra patvirtinti ir oficialiai paskelbti. Įrašykite failą naudodami failo pavadinimą, kurį lengva atpažinti ir vėliau atskirti, pvz., „StrataCouncilMinutesDecember5“.
Nusiųskite protokolus į posėdžio pirmininką arba kitą asmenį, paskirtą peržiūrėti diskusiją. Redaguokite minutes, remdamiesi gautu atsiliepimu. Redaguodami būkite atsargūs, kad išlaikytumėte minučių vientisumą. Negalima pridėti jokių diskusijų, kurios neįvyko, arba pašalinti bet kokias diskusijas. Išsaugokite failą dar kartą.
Vandens ženklą „juodraštis“ dokumente laikykite tol, kol protokolas bus oficialiai patvirtintas. Tai paprastai vyksta vėlesniuose to paties komiteto posėdžiuose.
Kai komitetas patvirtina protokolą, pašalinkite „juodraščio“ vandenženklį ir išsaugokite failą dar kartą. Prireikus paskirstykite patvirtintus protokolus komiteto nariams.
Patarimai
-
Turėkite Roberto darbo tvarkos taisyklių kopiją (ar kokiu būdu vadovauja jūsų komitetas) naudoti kaip nuorodą susitikimo metu. Tai gali padėti teisingai įrašyti posėdžių procedūras.
Kai kurie žmonės vis dar pageidauja dokumentuoti posėdžio protokolus pirmiausia naudodamiesi trumpuoju rašmeniu, o vėliau įrašo pastabas. Šis metodas gali veikti lygiai taip pat, kaip užfiksuoti nešiojamąjį kompiuterį. Tai priklauso nuo jūsų asmeninių pageidavimų.
Labai svarbiems susitikimams apsvarstykite galimybę naudoti įrašymo įrenginį, kad būtų įrašytas garso įrašymas.
