Verslo politikos aiškinimas paprastai apima įmonių procedūrų, dažnai parašytų biurokratine kalba, paaiškinimą klientams, kurie jau yra sudirgę ir nusiminę. Pripažindami savo nusivylimą ir naudodami paprastą ir paprastą kalbą, norėdami apibūdinti, ko reikia klientui tęsti, klientų aptarnavimo atstovai gali išsklaidyti įtemptą situaciją, padidinti galimybę atlikti sėkmingą sandorį ir pateikti nuorodas į kitą informaciją, pvz., Brošiūras, svetainių nuorodas ir kitus telefono numerius.
Sukurkite verslo politiką, aprašydami, kaip ji padeda racionalizuoti verslo sandorius, kurie iš tikrųjų padeda klientams ilgainiui. Pateikite išsamią informaciją apie tai, kodėl ankstesnės politikos pakeitimai daro dabartinę politiką naudingesniu ilgalaikio pelno požiūriu. Nurodykite visus įstatymus, atliktus tyrimus, gautą klientų atsiliepimus arba įprastą verslo praktiką, kuri sustiprina verslo praktikos įgyvendinimą.
Įtraukite klientus į bet kurios verslo politikos aiškinimą. Paklauskite atviros informacijos apie tai, kaip taisyklės veikia jų verslą. Pavyzdžiui, įrašykite įvestį internetu apklausomis naudodami laisvas programines programas, pvz., „Qualtrics“, „Zoomerang“ arba „SurveyMonkey“. Paskelbkite savo išvadas, kad klientai matytų, jog grįžtamasis ryšys buvo rimtai priimtas ir ketinate imtis jų pasiūlymų. Pavyzdžiui, klientų aptarnavimo valandų mažinimas gali neigiamai paveikti kliento verslą, bet sumažinti bendras išlaidas, todėl turi būti aiškiai nurodyta, ar tokios politikos teikiama nauda yra nepatenkinta.
Paaiškinkite alternatyvas. Jei dabartinis jūsų organizacijos verslo politikos aiškinimas neleidžia klientui su jumis užsiimti verslu, išnagrinėkite galimybes, ypač jei kliento sąskaita pateikia pelningas galimybes arba rodo didelį lojalumą. Venkite kenkti įmonės reputacijai, laikydamiesi tvirtos pozicijos, neatsižvelgdami į kitas galimybes. Pavyzdžiui, pasiūlykite kitas klientų užklausų tvarkymo galimybes, pavyzdžiui, socialinės žiniasklaidos technologijas, įskaitant wikius, tinklaraščius ir forumus. Šviesti klientus apie įmonės interneto svetainėje esančias mokymo galimybes ir išteklius, kad ateitumėte ir kompensuotumėte nepasitenkinimą verslo politika.
Jei klientas priešinasi, palikite griežtą aiškinimą. Pasiūlykite įgyvendinimo datą, kuri leidžia klientui laiku prisitaikyti prie naujos politikos ir dabartinės politikos vykdymo. Pvz., Prieš užtikrindami telefonų palaikymą produktams ir paslaugoms, įsitikinkite, kad egzistuoja tinkama dokumentacija ir internetinės paramos sistemos. Klientų pasitenkinimo užtikrinimas reiškia, kad nauji paramos mechanizmai atitinka esamų klientų ir būsimų klientų poreikius. Prieš nutraukdami paslaugą, darančią įtaką kliento verslui, pateikite seminarus, mokymus, praktinius užsiėmimus ir kitas paramos formas, susijusias su įmonės verslo politikos aiškinimu.
